A transformação digital veio mudar muitos processos e a faturação não é uma exceção. Nos últimos anos, tem crescido uma tendência para a desmaterialização dos documentos fiscais através da substituição das faturas em papel pelo seu equivalente informático, a faturação eletrónica.
Em Portugal, a faturação eletrónica já é legalmente exigida aos fornecedores da Administração Pública desde o início de 2023, mas, entre empresas privadas, ainda não é uma obrigatoriedade. No entanto, dadas as suas vantagens, cada vez mais empresas estão a adotar a faturação eletrónica para B2B, independentemente de ser ou não requerida por lei.
As vantagens da faturação eletrónica para B2B
Existem diversas razões pelas quais adotar a faturação eletrónica nas relações business-to-business é uma excelente ideia, nomeadamente:
Agilização dos prazos de pagamento
Historicamente, as exigências de todo o processo tradicional de faturação, desde a criação da fatura ao seu envio em formato físico e subsequente receção e resposta, tinham um impacto direto nos prazos de pagamento, o que, naturalmente, afeta a liquidez de uma empresa.
A faturação eletrónica, graças à automatização de muitos dos processos necessários e à instantaneidade de envio e recebimento de e-faturas, permite colmatar esse problema, na medida em que permite reduzir substancialmente os prazos de pagamento entre negócios B2B, garantindo assim uma melhor gestão financeira para a sua empresa.
Impossibilidade de extravio de documentos
As faturas em papel, enviadas por correio, correm sempre o risco de se perderem ou serem desviadas no caminho, o que significa que informação confidencial pode acabar nas mãos erradas – para não falar na perda de tempo e criação de demoras acidentais e mal-entendidos.
A faturação eletrónica elimina completamente esses riscos, já que, pelo envio em formato digital, consegue chegar sempre ao destino certo, até de forma imediata. Se ainda assim teme a possibilidade de fraude, a faturação eletrónica tem sistemas de segurança implementados exatamente para remover esse risco, como a assinatura digital qualificada.
Redução dos custos e do desperdício
Com a eliminação da impressão em papel das faturas, os custos de impressão e de armazenamento das mesmas são eliminados por completo, permitindo não só eliminar por completo uma despesa do seu processo de faturação, como também tem um impacto direto a nível da sustentabilidade empresarial.
Obrigatoriedade da faturação eletrónica B2B: um futuro próximo?
Até ao momento, no que toca ao mercado nacional, a faturação eletrónica é obrigatória apenas no que toca à faturação para a Administração Pública, ou seja, empresas públicas e os seus fornecedores, algo que se tornou lei apenas em janeiro de 2023. Mas estará isto para mudar?
Na restante União Europeia, a realidade já é muito diferente. Em países tão próximos de Portugal como França, Itália e até Espanha, a faturação eletrónica já se está a tornar um requerimento até para transações entre empresas privadas.
De facto, a adoção da faturação eletrónica entre empresas tem sofrido um efeito dominó, com cada vez mais países a tornarem-na obrigatória. A Comissão Europeia autorizou a Roménia a aplicar a fatura eletrónica B2B de forma obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2025; segue-se a Alemanha, que implementará a obrigatoriedade B2B em 2025, e a Grécia, que o começará a fazer ainda em 2023, prevendo o final da sua implementação em 2025.
Com cada vez mais países europeus a criarem essa exigência legal para as empresas, torna-se inevitável que o mesmo chegará, mais tarde ou mais cedo, a Portugal. Mesmo não sendo ainda obrigatória, as vantagens que a faturação eletrónica oferece significam que o melhor caminho a seguir pelas empresas portuguesas é a começarem já a sua implementação e tirarem partido dos benefícios o quanto antes.
Como adotar a faturação eletrónica no B2B
A implementação da faturação eletrónica é um processo com múltiplos passos a ter em conta. De seguida, apresentamos um panorama geral do que deve ter em conta:
1. Avaliar as necessidades empresariais
Antes sequer de começar a procurar fornecedores para a implementação da faturação eletrónica, é preciso primeiro entender as necessidades concretas da sua empresa, de forma a que o sistema que eventualmente escolher se adapte o melhor possível às realidades da sua indústria e dos seus processos internos.
2. Identifique o sistema que mais beneficia a sua empresa
Ao conseguir listar as suas necessidades concretas, tem nas mãos os requerimentos a identificar nas várias soluções de faturação eletrónica disponíveis no mercado. Dê primazia àquelas que respondem da forma mais personalizada possível às necessidades concretas do seu setor e realidade; por exemplo, uma solução orientada para a indústria se esse for o setor de atividade da sua empresa.
3. Incorpore a faturação eletrónica nos seus processos com a menor destabilização possível
Tendo escolhido a solução ideal de faturação eletrónica, o passo seguinte é a implementação da mesma na sua empresa, procurando integrá-la da forma mais ininterrupta possível nos seus processos, incluindo a preparação da sua equipa para as suas novas capacitações digitais.
4. Avalie o sucesso do seu novo sistema de faturação eletrónica
Só percebendo o retorno de um investimento é que o mesmo é validado, pelo que é importante perceber, numa última fase, os benefícios práticos que a implementação da faturação eletrónica B2B trouxe para a sua empresa e para as relações com os seus clientes e fornecedores, desde a maior agilização do processo de faturação e respetivos pagamentos à redução dos custos da sua empresa.
