Um dos grandes avanços tecnológicos desta era de aceleração digital é a faturação eletrónica, que torna possível enviar e receber faturas e outros documentos fiscais em formato digital, trazendo uma série de benefícios para empresas e entidades públicas.
Neste artigo compreensivo, explicamos tudo aquilo que precisa de saber sobre a faturação eletrónica e como a adotar para a sua empresa.
Índice
- O que é a faturação eletrónica?
- Como funciona a faturação eletrónica
- Vantagens da faturação eletrónica
- O papel da faturação eletrónica na sustentabilidade empresarial
- Obrigações e prazos da faturação eletrónica
- Como adotar a faturação eletrónica
- Porque optar pela solução EDI & Electronic Invoice da YET
O que é a faturação eletrónica?
A faturação eletrónica é a emissão, processamento e transmissão de faturas em formato digital, em contraste com o formato tradicional em papel. Sendo, como o nome indica, um sistema puramente eletrónico, este formato de fatura é, assim, digital a cada passo do processo de faturação.
O que é e não é considerado uma fatura eletrónica
Uma fatura eletrónica, para ser aceite segundo as normas da União Europeia, deve cumprir os seguintes requisitos:
- Seguir um formato eletrónico estruturado corretamente que permita o seu tratamento automático, segundo o modelo standard europeu;
- Ser enviada do sistema do vendedor para o do comprador para importação automática para o sistema da entidade pública;
- Utilizar um sistema de intercâmbio de dados (Electronic Data Interchange, tipicamente designado de EDI) para transmitir o ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado;
- Conter um certificado digital qualificado que verifique a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.
Em contrapartida, um documento PDF não só não é uma fatura eletrónica, dado não cumprir os requisitos acima referidos, como também não é estritamente necessário ser enviado ao comprador por e-mail a acompanhar a fatura eletrónica, embora isto seja uma prática comum para facilitar o registo manual pelo mesmo.
Como funciona a faturação eletrónica
Uma fatura eletrónica ou e-fatura é muito mais do que a mera digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e recebimento da mesma. Não só é necessário que as mesmas sigam um formato específico para serem fiscalmente aceites, como, por motivos de segurança e verificação da legitimidade destes documentos, devem conter algum tipo de certificado que comprove a sua credibilidade e veracidade. Para além disso, a sua submissão às entidades competentes deve ser feita de uma forma específica através de entidades creditadas para tal.
Assim sendo, o processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico concreto para o efeito, tipicamente sob a forma de software de faturação eletrónica, que trata de gerar, validar, receber e enviar este formato de documentos pela sua empresa.
Modelos de dados semânticos
Como já referido, as faturas eletrónicas devem seguir um formato concreto, isto para que os vários sistemas de faturação eletrónica de países distintos e de diversos fornecedores de software sejam facilmente integráveis mutuamente e permitam, assim, automatizar ao máximo a sua receção e envio.
Esse formato denomina-se de modelo de dados semânticos e é, na prática, um formato de código que atribui uma lógica específica às informações contidas na fatura, como, por exemplo, o número da fatura, a data de emissão e a referência do comprador.
A obrigatoriedade de seguimento de um modelo de dados semânticos foi estabelecida pela norma EN 16931-2017 da solução de faturação eletrónica europeia eInvoicing para a emissão de e-faturas por entidades e fornecedores do setor público.
A elaboração do formato de modelo de dados semânticos português para a faturação eletrónica cabe à eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P., segundo a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, que regulamenta os aspetos complementares da fatura eletrónica. Originalmente, a Norma Técnica estabelecida pela eSPap foi a UBL2.1 (Universal Business Language Version 2.1), mas a mesma foi descontinuada e substituída pela Norma Técnica CIUS-PT, com um período de coexistência para garantir a estabilidade dos processos existentes e acomodar a migração.
CIUS-PT
O modelo de dados semânticos atual em vigor em Portugal é a Norma Técnica CIUS-PT, referente à definição de um CIUS (Core Invoice Usage Specification) nacional. Essencialmente, cada país da União Europeia segue o padrão do modelo semântico proposto na Norma europeia (EN 16931-1 – “Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice”) de forma a facilitar a faturação eletrónica intracomunitária, da qual Portugal não é exceção.
O CIUS-PT é tipicamente gerado no formato XML (eXtensible Markup Language) de dados semânticos e, via EDI, é enviado para o sistema do comprador e submetido a uma entidade intermediária (Broker), que faz a respetiva transferência eletrónica de dados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange ou EDI, traduzível para português como “Intercâmbio Eletrónico de Dados”, é a tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e receber as informações de faturação entre entidades de forma digital através de um formato comum de dados semânticos.
Ao contrário dos formatos mais tradicionais de correio postal, fax e correio eletrónico, o EDI permite fazer a troca de informações digitais de modo completamente automatizado, não necessitando qualquer tipo de intervenção manual. Isto permite agilizar substancialmente o processo de faturação.
Dado ser automatizado, o EDI requer um modelo comum de dados semânticos, daí a necessidade de ser imposto um modelo, no caso português o CIUS-PT, que seja comum a todas as plataformas, para que as mesmas facilmente interpretem os dados recebidos e enviados.
Pela sua fiabilidade, o EDI é um dos procedimentos permitidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a utilização da faturação eletrónica entre empresas (pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro) e um dos requisitos obrigatórios para fornecedores do setor público.
Certificado digital qualificado
Uma das limitações inerentes à documentação virtual é o risco de fraude, dada a relativa facilidade de adulterar um documento digitalmente. Como tal, um dos requisitos da faturação eletrónica é a garantia de legitimidade dos documentos fiscalmente relevantes, através dos chamados certificados digitais qualificados.
Um certificado digital qualificado é um tipo de identificação que permite assegurar a identidade da pessoa singular ou coletiva responsável pelo documento, de forma a ser inequívoca a origem e autenticidade do mesmo. De forma a ser considerado qualificado, este formato de certificado digital requer a validação por parte de terceiros credenciados para tal.
O envio de faturas eletrónicas requer um certificado digital qualificado segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica através de um dos seguintes procedimentos:
- A aposição de uma assinatura digital qualificada nos termos legais;
- A aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
A exceção é na utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), que não requer outro tipo de certificação digital, tal como indicado no Artigo 12.º, número 2, alínea c) do Decreto-Lei supracitado, sendo o mesmo meramente facultativo.
A assinatura digital qualificada é fornecida através de um certificado digital qualificado emitido por uma entidade credenciada para o efeito e identifica inequivocamente a pessoa responsável pelo documento, enquanto o selo eletrónico qualificado autentica a titularidade da entidade responsável pelos documentos, como se de um carimbo digital se tratasse.
Vantagens da faturação eletrónica
A faturação eletrónica apresenta diversas vantagens para todo o tipo de empresas e entidades, públicas ou privadas, muito para além de ser uma substituição da faturação em papel:
Redução das despesas com a faturação
Face ao processo tradicional, a faturação eletrónica permite reduzir drasticamente muitos dos custos, particularmente no que toca a:
- impressão;
- armazenamento;
- processamento;
- envio e recebimento de faturas em papel.
Aumento da eficiência
Devido à automatização e simplificação de processos inerentes à faturação eletrónica, a sua implementação significa um aumento significativo da eficiência da sua organização, impactando tudo desde a redução da burocracia a envios de faturas muito mais imediatos.
Melhor cash flow
Devido ao já referido aumento da eficiência dos procedimentos, a faturação eletrónica torna os envios de faturas mais rápidos, o que significa, também, recebimentos mais cedo, permitindo à sua empresa alcançar um cash flow mais saudável.
Maior segurança e resiliência dos dados
Ao contrário das faturas em papel, que têm sempre um risco de extravio ou perda no envio e recebimento das mesmas, as faturas eletrónicas, graças à certificação digital qualificada e aos sistemas impostos legalmente de segurança dos dados, diminuem drasticamente o risco de fuga de dados privados.
Proteção contra fraudes
Da mesma forma que a faturação eletrónica assegura maior segurança da sua informação, serve também como garantia da legitimidade das faturas que lhe são enviadas, dado que só são aceites quando cumprem os requisitos de autenticidade e legitimidade impostos por Lei. Desta forma, anula-se o risco de fraude.
Integração com outros sistemas de gestão
Fornecedores de software de faturação eletrónica como a YET permitem integrar o software de faturação diretamente com outros sistemas digitais, como ERP (Enterprise Resource Planning), o que facilita ainda mais os procedimentos e assegura a criação de um sistema contínuo e automático com todas as informações vitais do negócio.
Maior satisfação dos clientes
Particularmente relevante para setores como o retalho, a maior agilidade e eficiência da faturação eletrónica significa que, no final das contas, o cliente final também sai a ganhar, já que o próprio processo de faturação para o mesmo se torna imediato.
O papel da faturação eletrónica na sustentabilidade empresarial
Uma tendência com uma presença cada vez maior no mundo negócios é a de sustentabilidade empresarial, uma integração direta do conceito de desenvolvimento sustentável no contexto empresarial, adaptando os conceitos ao processo produtivo no sentido de reduzir a pegada ambiental das operações das empresas.
A sustentabilidade empresarial assenta no conceito da economia circular, um processo de três etapas:
- Reduzir: diminuir o consumo e eliminar os gastos desnecessários;
- Reutilizar: reaproveitar ao máximo os recursos – produtos, partes, matérias-primas – envolvidos no processo produtivo até ao fim de vida;
- Reciclar: após atingir o fim de vida das matérias-primas e outros recursos, procurar dar-lhes nova vida com novos usos.
A faturação eletrónica intervém particularmente na primeira fase da economia circular, o reduzir, já que diminui consideravelmente o consumo de recursos escassos, particularmente o papel. Sendo 1 milhão de faturas em papel equivalente a 36 toneladas de CO2 e ao consumo de 118 árvores, esta diminuição significativa do consumo graças à desmaterialização do processo de faturação tem um grande impacto na redução do uso de recursos.
A sustentabilidade empresarial assume também um grande papel a nível da perceção das empresas por parte dos consumidores. Nos últimos anos em particular, a preocupação ambiental tem crescido significativamente à medida que os sinais se tornam inegáveis: os recursos do planeta Terra são cada vez mais escassos e uma parte significativa da responsabilidade é das empresas. Como tal, assumir uma postura de responsabilidade ecológica e sustentável é essencial para as empresas contarem com a confiança e conquistarem a lealdade dos consumidores, algo para o qual a faturação eletrónica pode contribuir.
Obrigações e prazos da faturação eletrónica
À data, a faturação eletrónica não é, ainda, obrigatória para todas as empresas; no entanto, para empresas fornecedoras do setor público, a faturação eletrónica passa a ser um requerimento, embora com alguma confusão nas datas derivada de sucessivos adiamentos provocados pela pandemia do novo coronavírus (COVID-19).
Obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos
No sentido de modernizar e uniformizar a administração pública na Europa, foi acordada uma lei, adotada pela Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, para incentivar e simplificar a utilização das faturas eletrónicas para os contratos públicos, a ser executada pelas autoridades adjudicantes do governo central dos países da União Europeia.
Assim, a faturação eletrónica é obrigatória a todos os organismos públicos (contraentes públicos) referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), nomeadamente:
- O Estado, as Regiões Autónomas, as autarquias locais, os institutos públicos, as entidades administrativas independentes, o Banco de Portugal, as fundações públicas, as associações públicas, as associações de que façam parte uma ou várias das pessoas coletivas referidas, desde que sejam maioritariamente financiadas por estas, estejam sujeitas ao seu controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direção ou de fiscalização cuja maioria dos titulares seja, direta ou indiretamente, designada pelas mesmas;
- Sempre que os contratos por si celebrados sejam, por vontade das partes, qualificados como contratos administrativos ou submetidos a um regime substantivo de direito público, os organismos de direito público, considerando-se como tais quaisquer pessoas coletivas que, independentemente da sua natureza pública ou privada:
- tenham sido criadas especificamente para satisfazer necessidades de interesse geral, sem caráter industrial ou comercial, entendendo-se como tais aquelas cuja atividade económica não se submeta à lógica concorrencial de mercado, designadamente por não terem fins lucrativos ou por não assumirem os prejuízos resultantes da sua atividade;
- sejam maioritariamente financiadas por entidades referidas no ponto anterior ou por outros organismos de direito público, ou a sua gestão esteja sujeita a controlo por parte dessas entidades, ou tenham órgãos de administração, direção ou fiscalização cujos membros tenham, em mais de metade do seu número, sido designados por essas entidades;
- Quaisquer entidades que, independentemente da sua natureza pública ou privada, celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.
O artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos, aditado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, estabelece que, no âmbito da execução de contratos públicos, os cocontratantes são obrigados a emitir faturas eletrónicas, as quais, sem prejuízo dos requisitos exigidos na legislação fiscal, contêm imperativamente os seguintes elementos, sempre que aplicáveis:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura.
Prazos da implementação da faturação eletrónica
Inicialmente, os prazos de adoção da faturação eletrónica para contratos públicos foram definidos pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, para 1 de janeiro de 2019; no entanto, com a chegada da pandemia, esses prazos foram alterados primeiro pelo Decreto-Lei nº14-A/2020, de 7 de abril, seguido do Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro e, mais recentemente, do Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho.
Assim sendo, os prazos em vigor para a faturação eletrónica obrigatória são os seguintes:
- Contraentes públicos: 18 de abril de 2019;
- Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos: 18 de abril de 2020;
- Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP: 1 de janeiro de 2021;
- Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022;
- Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022.
Como adotar a faturação eletrónica
O processo de adoção da faturação eletrónica requer certas avaliações de preparação, nomeadamente:
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Avalie as necessidades da empresa
Faça um levantamento dos requisitos específicos da sua organização para a adoção das faturas eletrónicas, nomeadamente, que necessidades de integração terá, quais são as exigências a nível do seu volume de faturação e outros potenciais entraves técnicos e exigências de formação.
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Identifique a solução de faturação que corresponde às suas necessidades
Conforme as necessidades que identificar no primeiro ponto e o seu setor de atividade (setor público, retalho, comércio por grosso ou indústria), procure identificar a solução com maiores provas para casos equivalentes ao da sua empresa e que dê a melhor resposta às suas particularidades.
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Minimize as interrupções no seu processo produtivo aquando da implementação
Uma prioridade a ter em conta será a necessidade de destabilizar o mínimo possível os seus processos pré-existentes ao implementar a faturação eletrónica, tendo em conta o impacto que pode ter no seu cash flow. Ao mesmo tempo, será esta a altura ideal para formar os seus colaboradores e integrar o software de faturação eletrónica com outros sistemas já adotados, como ERP.
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Teste a sua nova solução de faturação eletrónica
Antes de escalar esta solução para todos os seus clientes, é importante fazer testes mais pequenos para detetar qualquer incongruência ou potencial falha, tendo em consideração, mais uma vez, a importância que o processo de faturação tem na subsistência da sua organização.
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Avalie o sucesso do seu novo sistema
Após algum tempo a usar já o seu novo software de faturação eletrónica, faça uma avaliação interna do impacto que está a ter a nível de tempos de resposta, de melhoria da eficiência produtiva e da redução dos custos para a sua empresa.
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