O envio de faturas por via digital tem já sido uma prática de muitas empresas, devido à praticidade, rapidez e poupança de recursos e redução de transtornos que envolve. Por isso mesmo, para salvaguardar a segurança, a legitimidade dos documentos e a inexistência de fraudes, a legislação em termos de faturação eletrónica evoluiu, impondo a adoção de um sistema de faturação eletrónica fidedigno pelas empresas.
O que é uma fatura eletrónica
Uma fatura eletrónica, também designada de “e-fatura”, tal como o nome indica, é um documento fiscal que é enviado por um fornecedor e recebido pelo seu cliente por via inteiramente digital, através de um sistema de faturação eletrónica, em vez da tradicional impressão em papel.
São abrangidos no âmbito da faturação eletrónica não só as faturas, mas também outros documentos fiscalmente relevantes, como documentos de transporte ou recibos.
É importante, no entanto, referir que uma fatura eletrónica é muito mais do que um simples documento exportado em formato PDF para poder cumprir com a legislação.
Fatura eletrónica vs. fatura em PDF
As faturas exportadas de um sistema de faturação no formato PDF e enviadas por via digital foram assumidas durante muito tempo como as “faturas eletrónicas” de muitos negócios para evitar os transtornos de enviar faturas em papel. Segundo a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, a aceitação de faturas enviadas em formato PDF mantém-se válida até 31 de dezembro de 2024, estes documentos serão considerados faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Assim, as novas datas de entrada em vigor das regras da faturação eletrónica são:
- Obrigatoriedade da Assinatura Digital Qualificada no envio de faturas em PDF – 01 de janeiro de 2025.
- Obrigatoriedade da Faturação Eletrónica no âmbito dos Contratos Públicos – A mesma proposta de lei mencionada acima, refere que o prazo contante do n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111 -B/2017, de 31 de agosto, na sua redação atual, passa a ser 31 de dezembro de 2024. Neste sentido, as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes continuam a estar obrigadas a enviar faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos a partir do dia 31 de dezembro de 2024.
A partir da entrada em vigor do referido diploma, para as faturas no formato PDF serem consideradas faturas eletrónicas, têm de conter um certificado digital que permita garantir a sua autenticidade e a legitimidade do fornecedor dos bens ou serviços, como os identificados abaixo. Alternativamente, para ser possível enviar faturas em formato digital deverá ser adotado um sistema de faturação eletrónica credenciado.
O início da obrigatoriedade de aposição de um certificado digital às faturas em PDF (ou adoção de um sistema de faturação eletrónica) tem sido sucessivamente adiado, estando previsto para 1 de janeiro de 2025. Até lá, as faturas em PDF habituais são consideradas faturas eletrónicas.
O que é um sistema de faturação eletrónica
Um sistema de faturação eletrónica trata-se de um software que possibilita a emissão de faturas eletrónicas, ou seja, um software através da qual são processados o envio e recebimento destes documentos fiscais eletrónicos.
Pela diferença referida acima, quando se fala de um sistema de faturação eletrónica, não se fala de um simples software de faturação ou software ERP que permita a exportação para o formato PDF dos documentos que seriam, de outro modo, enviados em papel, para o correspondente envio por email e, muito menos, da digitalização de documentos impressos.
O sistema de faturação eletrónica permite que as faturas eletrónicas sejam enviadas pelo sistema de origem e recebidas e importadas no sistema de destino diretamente, desde que cumpram os requisitos legais, nomeadamente, a utilização de um sistema EDI, embora um documento em formato PDF possa ser enviado por e-mail a acompanhar a fatura eletrónica.
Requisitos para adoção da faturação eletrónica
De modo a garantir autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 estabeleceu que para a sua emissão deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:
- a aposição de um certificado digital qualificado, sob a forma de uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para tal e se destina a, respetivamente, identificar a pessoa ou a empresa responsável pela emissão do documento fiscal;
- a adoção de um sistema de EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados), que requer um sistema de faturação eletrónica que gera um ficheiro estruturado de dados, comum a todas as plataformas, que é transmitido diretamente do sistema do emitente para o sistema do recetor, podendo ser automaticamente integrados neste último.
Obrigatoriedade de adoção de um sistema de faturação eletrónica nos contratos públicos
A partir de de janeiro de 2025, todas as empresas privadas que sejam fornecedoras da Administração Pública – no caso das grandes empresas, desde 1 de janeiro de 2021 –, bem como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, são obrigadas a adotar as e-faturas, usando um sistema de faturação eletrónica.
A coordenação e implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos é da responsabilidade da eSPap, I. P. (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.), que instituiu como norma para a faturação eletrónica o modelo de dados semânticos CIUS-PT, tipicamente gerado no formato XML.
Adote um sistema de faturação eletrónica com provas dadas
Com mais de 10 anos de história e casos de sucesso comprovados para vários setores de atividade, a Cegid Yet é completamente especializada em faturação eletrónica e desmaterialização de processos.
Com o sistema de faturação eletrónica da Cegid Yet, poderá enviar, receber, consultar e até arquivar documentos fiscais e contabilísticos de forma desmaterializada, ao mesmo tempo que garante o cumprimento das obrigações legais relacionadas com o intercâmbio eletrónico de dados. Entre em contacto connosco e comece já a agilizar os processos na sua empresa.
