O mundo está cada vez mais digital, o que traz inúmeras vantagens, desde a simplificação de procedimentos e a poupança de recursos até ao próprio alcance das comunicações e documentações. No entanto, este ecossistema é mais propenso a fraudes cada vez mais elaboradas, como, por exemplo, a adulteração de dados nos seus documentos fiscais eletrónicos, que podem pôr em risco a sua empresa e os seus clientes.
Para usufruir de todas as vantagens que a digitalização lhe traz, é importante ter meios de segurança que permitam combater as fraudes e a faturação eletrónica certificada é a resposta no caso das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
A necessidade de combate às tentativas de fraude na faturação
As tentativas de fraude por parte de terceiros podem afetar gravemente as suas operações, uma vez que incluem a obtenção de dados confidenciais, como nomes, moradas e contactos, de modo a explorar os mesmos e obter dinheiro por parte dos que não detetarem que as interações não são fidedignas. Muitas vezes, estas fraudes são em nome de outrem, como grandes empresas, que geralmente transmitem mais confiança, e assumem diversas formas.
Exemplo disso são as faturas em papel, nas quais a proteção dos dados fica comprometida sem que muito se possa fazer em relação a isso, sendo fácil o desvio e a abertura de envelopes e, inclusivamente, a adulteração de dados, de forma a depois ser possível, via chamada, mensagem ou email, proceder a pedidos de pagamento de montantes e dívidas ilegítimos.
Por outro lado, as fraudes fiscais, isto é, as tentativas de fuga ao pagamento de impostos e obrigações sempre existiram e, já há vários anos, a Autoridade Tributária (AT) tem tomado medidas para as combater, das quais é exemplo a obrigatoriedade de comunicação dos elementos das faturas e guias de transporte/remessa.
Com a mudança para procedimentos cada vez mais digitalizados, também as práticas fraudulentas passaram a instalar-se no ambiente digital. O facto de a faturação eletrónica ser uma realidade crescente no mundo empresarial, inclusivamente obrigatória para contratos públicos, abriu portas a novas soluções para evitar novos problemas.
Como a faturação eletrónica certificada ajuda a combater as fraudes
Para fazer face à possibilidade de existência de fraudes na faturação eletrónica, foram criados mecanismos e regras ao nível europeu, com vista à encriptação dos dados e identificação clara da origem, para garantir que os documentos fiscais transmitidos por meio eletrónico são fidedignos. No caso português, esses mecanismos foram definidos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (Secção II do Capítulo III).
Aposição de assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado
Uma forma de garantir a autenticidade das suas faturas eletrónicas, quando enviadas no formato PDF, e a sua legitimidade como fornecedor é a aposição de uma certificação, seja uma assinatura eletrónica qualificada ou um selo eletrónico qualificado.
Gerados por certificados digitais que apenas podem ser adquiridos a entidades certificadoras credenciadas, estes são meios de identificar inequivocamente a origem dos documentos fiscais, ao mesmo tempo que garantem a integridade dos dados presentes nesses documentos, evitando que sejam duplicados e/ou alterados.
A assinatura eletrónica qualificada identifica a pessoa responsável pela emissão do documento, enquanto o selo eletrónico identifica a respetiva empresa, mas ambos servem o mesmo propósito de, passando por um sistema criptográfico, identificar e “selar” as faturas eletrónicas.
Para garantir a confiança e a segurança na faturação eletrónica, é essencial esta proteção acrescida. Por isso mesmo, a partir de janeiro de 2025 passa a ser obrigatória a implementação da Assinatura Digital Qualificada, após sucessivos adiamentos desde a primeira data apontada, ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
Utilização de um sistema de EDI
Como referido, outra das opções para adoção da faturação eletrónica estabelecidas no Decreto-Lei n.º 28/2019 é a utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI). Com o EDI, os documentos fiscais são transmitidos por via digital de um software de uma entidade para outro de outra entidade.
Tal é possível porque, com o EDI, os dados são gerados seguindo um modelo de dados semânticos no formato XML, seguindo uma norma comum, legível e integrável em qualquer sistema de faturação. Em Portugal, o modelo de dados semânticos segue a Norma Técnica CIUS-PT, estabelecida pela eSPap.
Enviado diretamente para o sistema do seu cliente e submetido a uma entidade intermediária (Broker), que faz a respetiva transferência eletrónica de dados à AT, tendo, assim, muito pouca interferência humana, o sistema de EDI é muito eficaz na prevenção de fraudes.
Combata as fraudes com as soluções de faturação eletrónica da Cegid Yet
A certificação da sua faturação eletrónica só é possível com recurso a uma entidade credenciada que possa gerar o respetivo certificado eletrónico ou a um Broker que garanta o cumprimento das normas do modelo de dados semânticos.
Seja qual for a sua escolha para garantir a segurança dos seus clientes e dos seus documentos fiscais, as soluções de faturação eletrónica da Cegid Yet, além de darem resposta a esta necessidade específica, permitem cumprir todas as obrigações legais da faturação eletrónica, seja a já em vigor para os contratos públicos, seja a em vigor a partir de 01 de janeiro de 2025 para as faturas em PDF.
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