A faturação eletrónica tem sido cada vez mais uma tendência entre empresas, no sentido em que enviam os seus documentos frequentemente por email assinados eletronicamente. O EDI já não é uma novidade no âmbito de grandes empresas, mas, com a introdução da faturação eletrónica no setor público e consequente obrigatoriedade o seu uso, ganhou um novo destaque.
A verdade é que, pelas suas características, o EDI traz muitas vantagens para as empresas a nível de recursos, tempo e não só. Neste artigo explicamos quais.
O que é o EDI?
O EDI, sigla para Electronic Data Interchange ou, traduzido, Intercâmbio Eletrónico de Dados, é, de forma resumida, uma tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades.
Com o EDI, os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e automaticamente noutro dispositivo.
Devido à sua fiabilidade, o EDI é um dos procedimentos permitidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a utilização da faturação eletrónica entre empresas privadas previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e é requisito obrigatório para a faturação eletrónica por parte dos fornecedores do setor público.
Para que serve o EDI?
Tradicionalmente, cada produtor de software usa linguagens de programação diferentes e estruturas próprias. O que quer isto dizer? Que, mesmo que tenham obrigatoriamente de incluir certos requisitos impostos pela AT para poderem ser certificados e usados, como no caso do software de faturação, cada empresa acaba por usar o seu próprio sistema de dados.
Tal implica que, sendo determinado documento exportado de um programa e transformado em PDF, por exemplo, a sua transmissão por via digital é possível, mas a sua transferência automatizada para outro software não, devido à inexistência de uma estrutura de parâmetros comum.
O EDI, como referido, vem trazer um formato estruturado e parametrizado, de acordo e em cumprimento com a legislação e requisitos aplicáveis, que permite essa estrutura comum e a transferência de dados entre empresas, sendo integrada automaticamente no sistema do destino, com muito pouca interferência humana.
EDI e faturação eletrónica nos contratos públicos
A alteração do Código dos Contratos Públicos (CCP) para prever a implementação da faturação eletrónica no setor público começou em 2017, com o Decreto-Lei n.º 111-B/2017, que transpôs a Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, sendo depois alterado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, que definiu os prazos de adoção consoante os tipos e as dimensões das empresas.
Devido aos constrangimentos provocados pela pandemia da Covid-19, os prazos de adoção foram sofrendo sucessivos adiamentos, o último dos quais pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro. Assim, vigoram os seguintes prazos para as empresas começarem a ter de emitir faturas eletrónicas para o setor público:
– a partir de 1 de janeiro de 2021 para as grandes empresas;
– a partir de 31 de dezembro 2022 para as micro, pequenas e médias empresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
A responsabilidade de coordenação e implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos é da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), que instituiu o modelo de dados semânticos CIUS-PT como norma para a faturação eletrónica no setor público, sendo também admitidos documentos no formato estruturado XML.
EDI e faturação eletrónica nas empresas
Na sequência da digitalização das faturas no e para com o setor público, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio instituir regras que permitem a existência de faturas eletrónicas entre o setor privado.
Apesar de, de forma informal, as empresas já terem o hábito de enviar faturas no formato digital, em PDF, por exemplo, foram formalizadas regras para a emissão desses documentos para garantir que estas faturas têm uma validade e fidedignidade equivalentes às faturas em papel.
Assim, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos fiscais, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:
– aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
– utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), desde que as entidades outorguem um “Acordo-tipo EDI europeu”, que contém as disposições jurídicas a considerar aquando da utilização da EDI pelas empresas no espaço europeu.
Vantagens do EDI para as empresas
A adoção do EDI – e, por sua vez, a uniformização da faturação eletrónica – traz diversas vantagens para as empresas, nomeadamente:
Simplificação e automatização dos processos
Com a estandardização do formato de transmissão de dados, é possível também integrá-los diretamente nos sistemas de gestão (ERP) e enviar os dados para outros sistemas de faturação sem complicações, visto que todos terão necessariamente de cumprir com as mesmas normas e requisitos. Consequentemente, conseguirá automatizar processos, como a integração dos dados no ERP, e simplificar as trocas de informação com outros sistemas.
Menores custos de processamento
Parte inerente à digitalização dos documentos, a adoção do EDI permite, também, reduzir nos custos de processamento e administrativos, incluindo na impressão de documentos, gastos de papel e outros relacionados.
Maior confiança e menor risco de fraude ou evasão
Com o EDI, tem a garantia que a informação não se perde, que vem de fonte fidedigna e que a informação está correta, trazendo uma segurança adicional.
Redução dos tempos e maior agilidade
Com a simplicidade de intercâmbio de dados do EDI e a agilidade da faturação eletrónica, o processo de faturação demora muito menos tempo, permitindo acelerar os pagamentos, já que o envio fica mais imediato e as faturas são mais fáceis de seguir e introduzir na contabilidade.
Faturação mais amiga do ambiente
A redução do uso de papel não é só vantajosa pela diminuição dos custos; é, também, mais amiga do ambiente. A sustentabilidade empresarial traz as suas próprias vantagens às empresas e é igualmente uma preocupação para o setor público. Com o EDI e a faturação eletrónica, diminui-se o desperdício e protege-se mais o ambiente.
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