As faturas enviadas em formato PDF por e-mail foram uma das primeiras e mais rudimentares formas de implementar a faturação eletrónica nas empresas. Inicialmente, com a alteração da legislação em Portugal, as faturas em PDF passariam a ter novos requisitos a partir do final de 2022. Contudo, o Despacho 8/2022 XXIII veio alargar o prazo de utilização das Faturas em PDF por mais um ano. Contudo, a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar a aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024, estes documentos serão considerados faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de perceber sobre as faturas em PDF e onde entra a assinatura digital qualificada.
Faturas em PDF assinadas: o que muda em 2024
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, regulamentou as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, particularmente no que toca à desmaterialização dos documentos e a “Fatura sem Papel”.
Na secção II (Faturação eletrónica), artigo 12.º, este Decreto-Lei define as condições para a emissão de faturas e outros documentos fiscais por via eletrónica, entre as quais a necessidade de garantir a autenticidade da origem e integridade dos documentos. Essa garantia é fornecida através de um de três possíveis procedimentos:
– Aposição de uma assinatura digital qualificada;
– Aposição de um selo eletrónico qualificado;
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
A entrada em vigor desta medida, originalmente instaurada em 2019, tem vindo a ser sucessivamente adiada desde aí devido ao impacto da pandemia do novo coronavírus e da respetiva necessidade das empresas de se digitalizarem rapidamente para adaptação aos desafios que essa crise gerou.
Entretanto, com a publicação do Despacho 8/2022 XXIII, de 13 de dezembro de 2022, foi estabelecida uma nova data final de aceitação de faturas em PDF como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal: 31 de dezembro de 2023.
Agora, a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar a aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024.
Isto implica que, a partir de 1 de janeiro de 2025, passa a ser obrigatório as faturas em PDF adotarem um dos procedimentos supracitados para assegurar a sua autenticidade e integridade.
Assinatura digital qualificada: o que é e para que serve
A assinatura digital qualificada, também referida pelo Estado como “assinatura eletrónica qualificada”, é uma das formas de validar a autenticidade de documentos fiscais como faturas em PDF, sendo uma alternativa ao selo eletrónico qualificado.
Tal como o nome indica, a assinatura digital qualificada serve como uma “assinatura” que confirma a autoria do documento em formato eletrónico; mais concretamente, assenta num sistema criptográfico que gera um par de “chaves”, uma privada para o titular reclamar a autoria do documento, a outra pública para que os detentores do documento possam confirmar a autenticidade e integridade do mesmo.
A necessidade desta assinatura digital surge da facilidade de fraude e falsificação dos documentos digitais, sendo uma assinatura tradicional facilmente editável e/ou replicável, o que torna a verificação da autenticidade de um documento digitalizado para PDF complicada sem estes mecanismos adicionais de cibersegurança.
A diferença entre assinatura digital e selo eletrónico
Como referido, a assinatura digital qualificada é apenas um dos meios possíveis de autenticação da origem e integridade dos documentos fiscais.
Uma das outras alternativas complementares é o selo eletrónico qualificado, que, ao contrário do sistema de intercâmbio eletrónico de dados (que requer um modelo de dados estruturado específico), também pode ser aplicado a faturas em PDF. No entanto, existem diferenças entre estes dois métodos.
Essencialmente, e como se pode inferir através da terminologia, a diferença é que a assinatura identifica inequivocamente a pessoa, tal como uma assinatura à mão, enquanto o selo identifica a entidade responsável pelo documento, tal como um selo ou carimbo.
Como implementar a assinatura digital qualificada nas faturas enviadas em PDF
A assinatura digital qualificada é gerada através de um certificado digital qualificado, o qual só pode ser emitido por uma entidade credenciada para tal, de forma a garantir a integridade dos dados.
Como tal, para poder emitir as suas faturas em PDF assinadas digitalmente, será necessário que adquira um destes certificados digitais de uma entidade devidamente credenciada para o efeito.
As soluções de faturação eletrónica da Cegid Yet, para além de uma segurança acrescida, permitem cumprir todas as obrigações legais da faturação eletrónica, seja através de faturas em PDF ou através da já referida adoção de um sistema de intercâmbio de dados EDI, permitindo, desta forma, uma diversidade de escolha de formatos para qualquer necessidade.
A Cegid Yet conta com o histórico, a experiência e o portefólio que asseguram não só a sua confiabilidade, como também a sua rapidez, eficiência e adaptação a todos os setores de negócio, desde os requisitos obrigatórios do setor público aos setores do comércio, retalho e indústria, cada um dos quais com as suas especificidades e necessidades para a faturação eletrónica.
De relembrar que esta alteração das faturas em PDF deve ser obrigatoriamente feita antes do final de 2024, dado que, a partir de dia 1 de janeiro de 2025, as faturas em PDF não autenticadas passam a não ser aceites como faturação eletrónica. Não perca tempo e entre já em contacto connosco.
