Ao longo dos últimos anos, têm surgido diversas medidas com o intuito de reduzir a necessidade das faturas impressas, através das chamadas faturas sem papel. Neste artigo, explicamos em que consiste este conceito, o que a legislação estabelece como requisitos e obrigações e as vantagens que este tipo de faturas pode trazer à sua empresa.
Faturas sem papel: o que diz a Lei
Para além da regulamentação da faturação eletrónica em Portugal com base nas diretivas europeias, existe legislação específica para as faturas sem papel e respetiva transmissão por via eletrónica.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes e à conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, prevê a possibilidade de dispensa de impressão de faturas, o que cria as condições para a fatura sem papel prevista no programa SIMPLEX.
Em concreto, o artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 incide sobre a impressão de faturas, estabelecendo na alínea c) do n.º 1 que os sujeitos passivos estão dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, exceto se este o solicitar, quando os sujeitos passivos optem pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas referidos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, na redação introduzida pelo presente decreto-lei, à AT em tempo real, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º do mesmo decreto-lei
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No seguimento deste decreto-lei, a Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, define os termos e condições para o exercício dessa opção pelos sujeitos passivos que pretendam ficar dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica. Especificamente, para conseguir essa isenção, é necessário comunicar previamente essa opção à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) através do Portal das Finanças (www.portaldasfinancas.gov.pt).
Para além disso, existem as seguintes condições para poder exercer a opção da fatura sem papel:
- Emitir as faturas através de programa informático certificado;
- Não estar em situação de incumprimento relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas prevista no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto;
- Comunicação, em tempo real, do conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico;
- Comunicação dos elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, nos termos da alínea b) do n.º 1 e no prazo previsto no n.º 2, ambos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.
O programa SIMPLEX 2022
O SIMPLEX é um programa de modernização administrativa em Portugal que remonta originalmente a 2006, com o intuito de, como o nome sugere, simplificar muitos dos processos administrativos tanto para benefício das pessoas individuais como para as empresas.
O regresso do programa SIMPLEX em 2022 conta com 48 novas medidas, anunciadas a 19 de julho, entre as quais se encontra a medida da fatura sem papel. Medida da área governativa de digitalização e modernização administrativa, esta medida pretende implementar, até ao quarto trimestre de 2022, o envio de faturas eletrónicas a cidadãos e empresas por e-mail, diretamente através de programa de faturação, como substituto da versão física da fatura – por opção do contribuinte, seguindo, assim, o regulamento da Portaria n.º 144/2019.
Obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos
As faturas sem papel são uma obrigação para os contratos públicos prevista na Diretiva 2014/55/UE, de 16 de abril, da Comissão Europeia, com o Código dos Contratos Públicos (CCP) a ser alterado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, com o respetivo modelo de governação a ser posteriormente definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro.
Os prazos de adoção desta obrigatoriedade são:
- Grandes empresas: 1 de janeiro de 2021;
- Micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes: 31 de dezembro de 2024.
Nota: Inicialmente, a partir de janeiro de 2024 passaria a ser obrigatória a implementação da Faturação Eletrónica nos contratos públicos. Contudo, a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar apenas em janeiro de 2025 é que entrará em vigor esta lei.
Vantagens da desmaterialização das faturas
Mesmo nos casos em que as faturas sem papel são obrigatórias, esse processo de desmaterialização da faturação só apresenta vantagens para as empresas, entre as quais:
- Por reduzirem o consumo de papel, as faturas sem papel permitem reduzir os custos do seu processo de faturação;
- Como o envio passa a ser por transmissão eletrónica, é muito mais célere, o que ajuda também a diminuir os prazos de pagamento;
- Os processos eletrónicos de substituição das faturas em papel permitem criar um arquivo digital do histórico de faturas, mais facilmente consultável e sem risco de se perder ou danificar;
- Como as faturas eletrónicas requerem uma segurança adicional através de assinaturas digitais e certificados, existe uma maior segurança e uma redução do risco de fraude;
- O processo de faturação sem papel é mais automatizado, permitindo ser mais eficiente e libertar recursos para outras atividades da sua empresa;
- A eliminação das faturas em formato de papel significa uma menor pegada ambiental para a sua empresa, o que traz outros benefícios, desde uma perceção mais positiva da sua empresa pelo público a um impacto positivo no ambiente.
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