A faturação eletrónica é uma inovação da digitalização que traz imensos benefícios a todo o tipo de empresas privadas e públicas, mas a legislação que rege a forma como a faturação eletrónica opera em Portugal e na União Europeia é complexa e bastante compreensiva. Assim sendo, compilamos num só artigo o mais importante a reter sobre a faturação eletrónica segundo a legislação.
Regulamento da União Europeia: a origem da legislação da faturação eletrónica
No sentido de estimular uma maior confiança nas transações por via eletrónica e interoperabilidade entre as tecnologias de faturação eletrónica dos diversos Estados-Membros, o Parlamento Europeu e o Conselho da União Europeia estabeleceram o Regulamento (UE) N.º 910/2014, de 23 de julho, com especial ênfase na segurança e na confiança destes sistemas.
O Regulamento (UE) N.º 910/2014, de 23 de julho, estabelece muitos dos princípios da faturação eletrónica para o território europeu, nomeadamente:
- Os princípios relativos ao mercado interno, que definem que não são permitidas restrições entre Estados-Membros à prestação de serviços de confiança e asseguram a livre circulação no mercado interno de produtos e serviços;
- O tratamento e proteção dos dados, seguindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (2016/679-CE) que substitui a Diretiva 95/46/CE;
- As condições de identificação eletrónica (reconhecimento mútuo, elegibilidade para notificação dos sistemas de identificação eletrónica, níveis de garantia, notificação, violação da segurança, responsabilidade, cooperação e interoperabilidade);
- As disposições gerais dos serviços de confiança, entre os quais estão a responsabilidade e ónus da prova, os aspetos internacionais, os fatores de acessibilidade para pessoas com deficiência e as respetivas sanções;
- A necessidade de uma entidade supervisora no território de cada Estado-Membro e as respetivas funções;
- Os requisitos de segurança impostos aos prestadores de serviços de faturação eletrónica;
- A fiscalização dos prestadores qualificados de serviços de confiança;
- A exigência das assinaturas eletrónicas, selos eletrónicos e respetivos requisitos;
- Os requisitos de autenticação de sítios web;
- Efeitos legais dos documentos eletrónicos;
- Delegação de poder e disposições de execução.
Posteriormente, a Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho, definiu o standard para faturação eletrónica (eInvoicing) na União Europeia, estabelecendo a necessidade e as exigências de um modelo de dados semântico e as duas sintaxes obrigatórias que cumprem esse standard.
A aplicação do regulamento europeu na legislação portuguesa
Em Portugal, o Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, definiu os critérios de implementação da faturação eletrónica em território nacional com base nas diretivas europeias, denominando a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.) como entidade supervisora em Portugal.
Posteriormente, a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, regulamentou os aspetos complementares da fatura eletrónica em Portugal, sistematizando o modelo de governação cometida à eSPap, I.P. e estruturando as condições de implementação da fatura eletrónica no cumprimento das normas europeias EN 16931 de 2017.
A eSPap, I.P. viria eventualmente a propor o modelo de dados semânticos para a Norma Portuguesa CIUS-PT, no cumprimento do Regulamento (UE) N.º 910/2014, de 23 de julho.
A obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos
A implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos foi estabelecida originalmente pela Diretiva 2014/55/UE, de 16 de abril, no sentido de, mais uma vez, criar uma norma europeia aplicável a todos os Estados-Membros, com a especificação que uma fatura eletrónica:
- seja tecnologicamente neutra;
- seja compatível com as normas internacionais pertinentes em matéria de faturação eletrónica;
- tenha em conta a necessidade de proteção dos dados pessoais, em conformidade com a Diretiva 95/46/CE, de uma abordagem de “proteção de dados desde a conceção” e da aplicação dos princípios da proporcionalidade, da minimização dos dados e da limitação da finalidade;
- seja compatível com as disposições pertinentes da Diretiva 2006/112/CE;
- permita a criação de sistemas de faturação eletrónica práticos, cómodos, flexíveis e eficazes em termos de custos;
- tenha em conta as necessidades especiais das pequenas e médias empresas, bem como das autoridades adjudicantes sub-centrais e das entidades adjudicantes;
- seja adequada à utilização em transações comerciais entre empresas.
Subsequentemente, em Portugal, o Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP) para transpor essa Diretiva para o regulamento português, tendo depois o Decreto-Lei n.º 123/2018 estabelecido o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.
Prazos de adoção da faturação eletrónica
Os prazos da obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos, por motivos relativos à pandemia do novo coronavírus que atingiu Portugal em 2020, foram sucessivamente alterados por diversos acréscimos à legislação da faturação eletrónica.
O Decreto-Lei n.º 123/2018 originalmente estabelecia que os contraentes públicos referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos seriam obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas a partir de 18 de abril de 2019, prazo que era alargado até 18 de abril de 2020 para os contraentes públicos que não integrassem as alíneas a) e d) do n.º 1 do artigo 2.º do Código dos Contratos Públicos e até 31 de dezembro de 2020 para as micro, pequenas e médias empresas, definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio, e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Estes prazos foram alterados pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, e depois pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro, em resposta às dificuldades de adaptação à pandemia da COVID-19. Posteriormente, mais adiamentos seriam feitos pelo Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, que definiu como prazo final de adoção da faturação eletrónica para os contratos públicos pelas pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, a data de 31 de dezembro de 2022.
Entretanto, esta obrigatoriedade voltou a ser adiada até 31 de dezembro de 2023. Contudo, a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar apenas em janeiro de 2025 é que entrará em vigor esta lei.
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