A fatura eletrónica chegou para mudar o paradigma do que outrora era burocracia em papel. Hoje, representa um recurso valioso na realidade das empresas. Nesta era de constante evolução tecnológica, também o Estado iniciou um caminho de inovação e desmaterialização ao digitalizar alguns dos seus processos, implementando a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos, inclusive nos fornecedores do setor público.
É certo que, antes, o processo de organizar, assinar e enviar faturas exigia muito tempo e disponibilidade por parte dos administradores. Hoje, o potencial da tecnologia permite obter recursos mecanizados e automatizados que facilitam algumas das suas tarefas, simplificando, assim os processos de faturação.
Faturação eletrónica obrigatória para fornecedores do setor público
A faturação eletrónica, além de uma obrigação legal das entidades públicas ou empresas fornecedoras de bens e serviços às entidades do Estado, surge como uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo.
Assente na normalização, otimização e automatização processual, esta obrigatoriedade prevê a redução dos prazos de pagamento, dos custos de operação e de transação e a garantia de maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo de faturação.
Quando entra em vigor?
Atualmente, está em curso uma transição para a faturação eletrónica no Estado Português, sendo já obrigatória para alguns tipos de entidades.
Nota: A determinação dos prazos, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19.
De acordo com os novos prazos, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:
– 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;
– 31 de dezembro 2022 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Faturação eletrónica para fornecedores do setor público: vantagens
Além da vantagem imediata que é a simplificação da comunicação de faturas eletrónicas, chegam também vantagens que beneficiam tanto o Estado, como os fornecedores do setor público, seja a nível de custos, como de burocracias inerentes aos vários processos comerciais e operacionais em contratos públicos. Ora vejamos:
Agilidade no processamento e envio de faturas
A faturação eletrónica agiliza e simplifica o processamento e envio de documentos ao eliminar, através da digitalização, toda a carga manual de trabalho associada ao processamento de faturas.
Automatização do tratamento de documentos
Ao aderir à faturação eletrónica está a otimizar recursos, não só a nível de custos, mas também de produtividade, eliminando processos manuais demorados e sem valor acrescentado, associados ao processamento e envio das faturas.
Redução de custos
Além da minimização de possíveis erros de processamento, através da desmaterialização de processos e otimização de recursos, os custos de emissão e envio de faturas eletrónicas é significativamente mais reduzido.
Rigor no controlo das transações
Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.
Maior acessibilidade com o arquivo digital
Diga adeus aos materiais de impressão. A faturação eletrónica, além de garantir a prestação de um serviço célere e eficiente, garante o arquivo, de forma segura e transparente em ambiente digital, com a grande vantagem das faturas poderem ser consultadas a qualquer momento.
Controlo de extravios
A segurança e privacidade que a faturação eletrónica proporciona, aliada à automatização no processamento de documentos, reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.
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A nova obrigatoriedade legal que os fornecedores do setor público terão de cumprir implica a adoção de uma solução tecnológica para o envio de faturas eletrónicas que garanta o seu cumprimento.
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