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assinatura digital qualificada, saiba como responder à obrigatoriedade

A partir de 31 de dezembro de 2022, todas as faturas em PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a conter uma assinatura digital qualificada para serem consideradas legais. A sua empresa já está preparada? A YET ajuda-o a cumprir as diretrizes do Despacho n. 49/2022 XXIII, de 24 de maio.

Desde 2019 que os requisitos técnicos associados à faturação eletrónica estão regulamentados através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, porém a sua entrada em vigor tem sido sucessivamente adiada.

Nota: À data de publicação deste artigo, o Despacho n.º 72/2021-XXII referia que as faturas em PDF seriam aceites até 30 de junho 2021. Mais tarde, o Despacho n.º 133/2021-XXII adiou esta implementação até 30 de setembro de 2021. Depois, com a publicação do Despacho n.º 260/2021-XXII, veio determinar que esse prazo se iria estender até 31 de dezembro 2021. Mais tarde, o Despacho n. 351/2021-XXII adiou esta implementação até 30 de junho de 2022. Agora, o novo despacho determina que até 31 de dezembro de 2022, serão aceites as faturas PDF como faturas eletrónicas, mas, a partir dessa data, passa a ser obrigatória a implementação da assinatura digital qualificada.

 

Assinatura digital qualificada: O que é e como funciona?

Trata-se de uma assinatura digital qualificada ou uma assinatura eletrónica qualificada que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento.

No fundo, uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que tem incorporada uma assinatura eletrónica qualificada. Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital qualificada.

 

Qual a diferença entre a Assinatura Eletrónica ou Assinatura Digital?

Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “assinatura eletrónica qualificada”, contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “assinatura digital qualificada”.

 

Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?

A assinatura digital qualificada contém informação da pessoa que está a assinar e, o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.

 

Que documentos devem ser assinados?

A lei aplica-se às faturas em formato PDF enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

 

A sua empresa está abrangida por esta obrigatoriedade?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente, as empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel.

 

Sou uma PME que forneço a uma ou mais Entidades Públicas, o prazo limite de 30 de junho foi adiado?

Não, não foi. Atualmente, está em curso uma transição para a faturação eletrónica no Estado Português, sendo já obrigatória para alguns tipos de entidades.

Nota: A determinação dos prazos, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19. Neste contexto, é alargado o prazo em que é permitido que os cocontratantes possam utilizar mecanismos de faturação diferentes dos previstos no artigo 299.º-B do CCP.

De acordo com os novos prazos, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:

– 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;

– 01 de julho 2022 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

 

Gostava de incluir a assinatura digital qualificadas nas suas faturas?

As soluções de faturação eletrónica da YET, já permitem assinar eletronicamente as suas faturas, em conformidade com o disposto no Decreto-Lei n.º 28/2019.

Opte por esta solução, e garanta o cumprimento desta obrigatoriedade em ter um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.

Agora que está a par de toda a informação essencial sobre assinaturas digitais qualificadas, garanta que a sua solução de faturação está apta a emitir faturas em PDF em conformidade com a lei, a partir do dia 31 de dezembro de 2022.

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