Os anos de 2020, 2021 e agora pela continuidade o ano de 2022 são o ponto de partida para a implementação da fatura eletrónica nos contratos públicos!
A partir deste ano, qualquer entidade pública ou empresa do setor privado fornecedora do Estado, deverá implementar um sistema de faturação eletrónica, de forma a garantir o cumprimento da lei, imposto pela Diretiva Europeia 2014/55/EU.
Uma Diretiva que veio uniformizar os meios e as normas de faturação utilizados nos contratos públicos em todos os países membros da União Europeia, implementando a obrigatoriedade da faturação eletrónica.
A norma europeia para a Fatura Eletrónica nos Contratos Públicos
Para além de facilitar e fortalecer relações comerciais, a norma europeia para a fatura eletrónica, definida pelo Comité Europeu de Normalização (CEN), teve como principal objetivo implementar a digitalização de processos administrativos, em toda a extensão da União Europeia.
Esta norma, caracterizada pelo estabelecimento de parâmetros comuns à faturação eletrónica, veio padronizar a sua emissão, quer a nível semântico, quer a nível da sintaxe. Noutras palavras, isto significa que, tanto a informação contida nas faturas emitidas, como o formato utilizado para as transmitir devem estar em concordância com os pontos definidos pela CEN, de forma a criar consistência na concretização de trocas comerciais entre os países membros.
Business-to-Government: E-Invoicing nos Contratos Públicos
Em Portugal, o Código de Contratos Públicos estabelece a obrigação legal de realizar o fornecimento de bens e serviços às entidades públicas com recurso à faturação eletrónica (E-Invoicing). Ou seja, qualquer empresa nacional com relações comerciais com o Estado Português ou entidades públicas está, invariavelmente, obrigada ao envio, transmissão e recessão de faturas num formato eletrónico estruturado. Muito mais que uma fatura em formato digital!
Uma fatura eletrónica não é apenas uma fatura em formato digital! De acordo com a norma definida pelo CEN, para além de obedecer a uma estrutura standard rigorosa, a fatura eletrónica deve ser emitida e enviada através de um software especializado e certificado, limitando o seu percurso digital à distância compreendida entre o sistema de faturação do vendedor e o sistema de gestão do comprador.
Novos prazos para a obrigatoriedade da Fatura Eletrónica
Atualmente, está em curso uma transição para a faturação eletrónica no Estado Português, sendo já obrigatória para alguns tipos de entidades.
Nota: A determinação dos prazos, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19.
De acordo com os novos prazos, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:
– 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;
– 31 de dezembro de 2022 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Fatura Eletrónica nos Contratos Públicos: uma imposição vantajosa?
Muito embora qualquer imposição possa parecer, à partida, uma desvantagem, na realidade, a obrigatoriedade de utilizar fatura eletrónica nos contratos públicos conseguirá, em grande medida, simplificar e agilizar todas as atividades administrativas inerentes às trocas comerciais com entidades do Estado.
Em primeiro lugar, após a sua implementação, a faturação eletrónica possibilita um maior controlo e rastreabilidade, simplificando processos e diminuindo consideravelmente a carga burocrática.
Por outro lado, é notória a redução de custos e a poupança de recursos já que, depois de massificada por toda a Europa, a faturação eletrónica trará uma poupança de 2.3 bilhões de euros às empresas diretamente envolvidas em contratos públicos.
Ademais, e não menos importante, é imperativo considerar que, de forma generalizada, a faturação eletrónica cria as condições certas para a celeridade, agilizando todo o ciclo da receita e da despesa.
Adira já à Fatura Eletrónica nos Contratos Públicos
Sendo ainda considerável o número de processos e stakeholders envolvidos na implementação de um projeto de faturação eletrónica, é provável que a operacionalização de um software especializado seja demorada.
Por isso, é imperativo que tanto as Entidades Públicas, como os seus fornecedores comecem já a adotar uma solução tecnológica para a emissão de faturas eletrónicas que lhes garanta o cumprimento da Diretiva.
Com a solução de faturação eletrónica da YET, é possível garantir o cumprimento de todos os requisitos e obrigações impostos pela lei, ao mesmo tempo que acelera os processos administrativos relacionados com o tratamento de documentos comerciais.
