Num mercado em que a digitalização e a agilidade nos processos e nas respostas aos clientes ou parceiros comerciais são um fator de competitividade empresarial, as empresas têm de fazer evoluir os seus processos para serem sustentáveis. Ao facilitar a troca digital de documentos entre entidades distintas, a adoção de um sistema EDI é um passo certo e seguro rumo à competitividade e sustentabilidade da sua organização.
O que é um sistema EDI
EDI é a sigla para Electronic Data Interchange, traduzido em português para Intercâmbio Eletrónico de Dados. Um sistema EDI, como o nome indica, é uma tecnologia que permite transmitir e receber dados de forma digital de um equipamento para o outro, através da geração de um documento num formato estruturado XML comum a todas as plataformas.
Aplicado à faturação eletrónica, o sistema EDI permite que as informações das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes sejam geradas num modelo de dados semânticos, o CIUS-PT, e, assim, estruturadas de forma lógica e seguindo uma sintaxe. Deste modo, podem ser enviadas digitalmente e importadas de forma correta e automática em sistemas diferentes e até em países diferentes.
Pelas suas características, a utilização de um sistema EDI é um dos procedimentos aceites pela Autoridade Tributária (AT) para a adoção da faturação eletrónica em Portugal, sendo inclusivamente obrigatória a sua utilização pelos fornecedores do setor público, seguindo uma estrutura que cumpra os requisitos da normativa europeia.
Razões para implementar um sistema EDI no seu negócio
São várias as razões pelas quais a sua empresa, seja de que dimensão for, deve adotar um sistema EDI, que incluem:
1. Agilidade na comunicação e nos processos
Com o sistema EDI, os documentos são enviados de forma totalmente digital de uma plataforma para a outra, o que significa que são recebidos instantaneamente no destino. Isto quer dizer que os seus clientes recebem as faturas e documentos afins imediatamente e sem extravios.
Por outro lado, o EDI facilita a integração das informações dos documentos de um software para o outro, eliminando a necessidade de lançar faturas de fornecedores e evitando, assim, a duplicação de processos e a propensão ao erro humano, além de permitir que os documentos entrem no ciclo de processamentos contabilísticos mais agilmente.
2. Redução de custos com a faturação
No formato tradicional, as faturas são impressas e enviadas ou entregues em formato físico aos seus destinatários, o que acarreta custos com papel, tinta e, frequentemente, selos de correio, além dos custos de armazenamento de toda a documentação em papel.
Com um sistema EDI, esses custos são totalmente evitáveis sem comprometer a qualidade das informações e a legalidade dos processos, com a manutenção de um arquivo digital, possibilitado pela entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. Além disso, caso haja algum erro na sua fatura, não terá de imprimir e enviar uma segunda via ao cliente, bastando corrigir digitalmente.
3. Melhoria dos prazos de recebimento
Pela referida agilidade na transmissão de faturas e documentos fiscalmente relevantes, que faz com que os seus clientes os recebam mais rapidamente, sem atrasos relativos aos envios por correio nem possibilidade de extravio ou descarte, o processo de cobranças é agilizado. Se os seus clientes recebem as faturas instantaneamente, também poderão fazer o pagamento mais rapidamente, contribuindo para uma gestão de tesouraria mais saudável.
4. Maior segurança dos dados
Com a transmissão dos dados de forma digital, devido às normas impostas legalmente para segurança dos dados, os problemas com o extravio e violação da privacidade dos dados a que os documentos em papel são suscetíveis ficam mitigados com a adoção de um sistema EDI.
5. Proteção relativamente a fraudes
As fraudes provenientes do trânsito de documentos por correio são mais frequentes do que se possa pensar: desde o desvio de cartas para retirar dados ao posterior contacto na tentativa de extorquir bens monetários em nome de empresas, estes podem tomar várias formas e nenhuma delas benéfica para ninguém.
Com um sistema EDI, não só protege os seus clientes contra fraudes, como protege a boa reputação da sua empresa, que poderia sair prejudicada com atos de terceiros.
6. Boa-prática de sustentabilidade empresarial
Numa altura em que a sustentabilidade empresarial, mais do que uma tendência, se torna uma necessidade, adotar medidas para reduzir a pegada ambiental das operações da sua empresa é cada vez mais essencial, não só por princípio, mas também pela imagem que passa para os seus clientes e para o público em geral.
1 milhão de faturas em papel é equivalente a cerca de 36 toneladas de CO2 e ao consumo de 118 árvores. Ao adotar um sistema EDI e reduzir drasticamente o consumo de papel, a sua empresa estará a contribuir para a redução deste indicador, sem sequer necessitar de um esforço grande e de comprometer a comodidade dos seus processos.
7. Maior satisfação dos clientes
Como já explicitado, a adoção de um sistema EDI permite-lhe agilizar todos os processos, não só do lado das vendas e recebimentos, com o envio instantâneo de faturas, como também do lado das compras – dado que os seus fornecedores também utilizem a faturação eletrónica através de EDI –, com a integração automática desses documentos no seu software de gestão.
Com todos os processos internos mais rápidos e sem erros, o serviço aos seus clientes também será agilizado e aprimorado, resultando numa maior taxa de satisfação e retenção.
Como implementar um sistema EDI na sua empresa
A utilização do sistema EDI na faturação eletrónica pressupõe que o ficheiro de dados estruturados gerado seja entregue a uma entidade intermediária – um Broker – que faça a transferência dos dados para o destino, o que acontece quando utiliza uma solução como a da Cegid Yet.
A solução de EDI e faturação eletrónica da Cegid Yet permite a integração com o software de gestão (ERP) que usa na sua empresa e oferece-lhe toda a segurança e garantia do cumprimento das obrigações legais impostas para o intercâmbio eletrónico de dados. Entre em contacto connosco e acelere a digitalização do seu negócio.
