O arquivo de documentos em papel é o método tradicional de registar e guardar informação importante para indivíduos e empresas, mas acarreta algumas limitações e problemas. Por exemplo, documentos em papel correm sempre o risco de serem danificados ou extraviados, ocupam espaço e vão-se inevitavelmente desgastando com o tempo, levando a perdas de informação.
É neste contexto que entram os arquivos digitais, uma solução alternativa para o armazenamento de documentos com base nas plataformas digitais.
O que é um arquivo digital
Um arquivo digital é uma forma de armazenamento de documentos importantes de uma empresa em formato digital, ao invés do tradicional arquivo de papel. Em vez de guardar a documentação em formato físico no seu local de trabalho, esses mesmos documentos são alojados num sistema virtual, o qual é tipicamente centralizado – isto é, acessível por todos os elementos de uma organização com autorização para tal através dos canais digitais.
Vantagens do arquivo digital face ao arquivo em papel
O arquivo digital oferece diversas vantagens face aos métodos tradicionais de arquivo de documentos, entre as quais se destacam:
Menor necessidade de espaço
À medida que uma empresa acumula faturas, recibos, notas de encomenda, recibos de vencimento e muito, muito mais, no arquivo em papel, isso traduz-se numa papelada literal que tem de ser armazenada e que só vai acumulando mais documentos com o tempo, criando restrições de espaço para a empresa.
No arquivo digital, sendo esses documentos em papel todos substituídos por formatos virtuais, as exigências de espaço para os mesmos são significativamente menores – ou até anuladas, no caso de arquivo na cloud.
Maior facilidade de consulta
O armazenamento de documentos em papel também significa que, para consultar qualquer documento mais antigo, é necessário andar a vasculhar pelo mesmo, procurando-o fisicamente onde quer que esteja arquivado, que, por vezes, pode nem ser no local de trabalho.
No arquivo digital, a consulta de qualquer documento torna-se muito mais fácil e até mesmo indolor, bastando normalmente uma pesquisa no sistema em uso para descobrir imediatamente o ficheiro de que estamos à procura. Melhor ainda, se o arquivo for na cloud, é possível aceder em qualquer lugar e qualquer dispositivo que tenha uma conexão à Internet.
Eliminação do consumo de papel
Um dos principais problemas inerentes ao arquivo tradicional é o seu uso de papel, que tem consequências não só para a própria empresa no que toca aos custos de aquisição, impressão e armazenamento, mas também a nível de sustentabilidade.
Por sua vez, o arquivo digital permite remover completamente a necessidade de papel, ou seja, desmaterializar a sua empresa, o que implica uma redução dos custos e uma ação positiva de sustentabilidade empresarial.
Maior segurança dos dados
O formato físico dos documentos acarreta alguns riscos no que toca à sua segurança, nomeadamente, cria a possibilidade de extravio ou roubo dos dados e até de falsificação dos mesmos ou fraude.
Os arquivos digitais reduzem drasticamente esses riscos, não só permitindo ter melhores defesas contra tentativas de furto de informação, como também, em certos casos, certificar documentos para garantir a sua autenticidade.
Maior permanência dos documentos
Como já referido, a documentação em papel não é infalível: pode ser danificada, acidental ou intencionalmente, e inclusivamente vai-se deteriorando com o tempo, o que significa que registos mais antigos podem, eventualmente, desaparecer para sempre.
Os documentos digitais não correm os mesmos riscos da mesma forma, visto que, enquanto ficheiros puramente virtuais, não se inutilizam fisicamente. Dito isso, existem na mesma certos riscos inerentes a documentos digitais, tais como a corrupção de ficheiros, que podem ser contornados através da inovação da cloud.
Arquivos digitais na cloud
Mesmo as informações digitais não são perpétuas – na verdade, tal como documentos e bens físicos, são perecíveis e potencialmente irrecuperáveis. Um disco rígido danificado pode significar a perda de muitos ficheiros valiosos e nem uma série de backups físicos garantem que eventualmente essas informações não sejam perdidas para sempre, seja pela obsolescência natural com o tempo ou por corrupção dos dados.
Como tal, nas últimas décadas surgiu o conceito da cloud, um sistema de armazenamento que, em vez de estar localizado apenas num dispositivo ou disco, existe na Web e pode ser acedido numa variedade de dispositivos independentemente da sua localização física.
A cloud permite, assim, não só ter fácil acesso ao arquivo digital em qualquer lugar, como também garantir uma maior segurança a longo prazo dos dados, já que não depende de um sistema de armazenamento físico.
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Não é só no arquivo dos dados que a transição digital permite às empresas evoluir. A faturação, um processo que por si só tradicionalmente depende dos documentos em papel, é outra vertente empresarial que beneficia drasticamente da digitalização, não só na redução do desperdício do papel, mas também na agilização de processos e automatização.
No que toca à faturação eletrónica, a Cegid Yet está na linha da frente da inovação e performance, com uma solução de EDI e faturação eletrónica que, para além de seguir todas as exigências e obrigações legais do intercâmbio eletrónico de dados, traz vantagens como uma maior segurança dos dados, integração com o software de gestão e arquivo digital dos seus documentos para fácil consulta pela cloud.
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