Na relação das empresas de comércio por grosso com os seus clientes, existe a necessidade de uma troca constante de vários documentos essenciais para que toda a operação decorra sem problemas, é nesse momento que é introduzida a faturação eletrónica.
No entanto, toda esta burocracia implica muitas vezes um grande peso na estrutura das empresas e oferece uma exposição constante aos vários erros humanos que poderão acontecer no processo.
De forma a simplificar toda a operação das empresas, a digitalização começa agora a tornar-se uma tendência, prometendo reduzir a grande carga burocrática, diminuir a quantidade de erros e otimizar a rentabilidade dos colaboradores.
Para as empresas de comércio por grosso, o maior benefício deste salto tecnológico está na faturação eletrónica, uma solução que irá permitir simplificar e acelerar a troca de documentos com os clientes.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Assim, não é suficiente que o documento seja convertido para um ficheiro do tipo PDF, sendo necessário um software que respeite determinadas regras de comunicação e de certificação dos ficheiros.
Faturação eletrónica e EDI como fator de sucesso das empresas de comércio a grosso
A comunicação entre as empresas caminha hoje em dia para uma solução mais digital.
A desmaterialização de documentos está cada vez mais na ordem do dia, passando grande parte das operações a serem realizadas através de sistemas informáticos.
Na gestão financeira das empresas, a tecnologia de EDI e faturação eletrónica é uma solução que começa a ser adotada em massa, garantindo toda a integração dos documentos eletrónicos com os sistemas de gestão instalados na empresa, por exemplo ERP e sistemas de gestão ou aprovação documental.
Com esta plataforma toda a comunicação é célere e eficiente, mesmo em ambientes exigentes com grandes volumes de transações de documentos. Todos os documentos comerciais e financeiros como notas de encomenda, guias de remessa, faturas, notas de débito ou notas de crédito são tratados com celeridade e automaticamente integrados no sistema de gestão.
Benefícios da faturação eletrónica para o setor do comércio por grosso
Com a digitalização e a desmaterialização de processos, a relação entre fornecedores e clientes é agora realizada de forma mais direta, oferecendo vários benefícios na condução dos negócios.
Maior eficiência nos processos – Com a transferência eletrónica de documentos é possível reduzir o esforço na verificação e validação de dados, reduzindo a quantidade de trabalhos manuais e morosos.
Maior rigor de dados e informações – Através da automatização de vários processos, é possível reduzir os erros e diminuir a possibilidade de extravio de documentos.
Diminuição nos prazos de pagamento – A faturação eletrónica permite a transmissão de faturas e documentos de forma mais célere, acelerando o seu tratamento e pagamento.
Agilização da relação com os clientes – Toda a comunicação com o cliente é feita de forma direta e cumprindo os requisitos específicos de cada cliente.
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