Com a evolução tecnológica que hoje vivemos, a desmaterialização de documentos tem-se tornado numa obrigatoriedade para que as empresas se mantenham atuais e competitivas, simplificando a relação que mantém com clientes e fornecedores.
Se por um lado o mercado é uma das fontes de pressão que têm catapultado esta evolução, também no campo legal têm sido verificadas importantes alterações que remetem as empresas para uma nova era digital e para a adoção de novas plataformas.
Exemplo disso é a obrigatoriedade da faturação eletrónica, uma legislação que começou a ser aplicada em 2019 nos contratos públicos e será ampliada gradualmente até ao final deste ano para todo o tipo de empresas, desde as grandes às PME.
Embora para o consumidor esta alteração se resuma à receção das faturas por email, no lado das empresas a mudança é mais abrangente e permite uma organização mais eficiente de todo o processo de faturação e arquivo.
Esta nova lei obriga à escolha de um software de faturação eletrónica validado pela autoridade tributária, garantindo o acesso desta entidade e o cumprimento das normas instituídas pela União Europeia.
Uma nova era nas empresas potenciada pela desmaterialização de documentos
A evolução dos documentos em papel para um mundo digital é muitas vezes vista como um obstáculo na operação da empresa, com vários pontos de resistência a surgirem em todo o processo.
No entanto, depois de uma tempestade inicial, esta é uma etapa que promete uma bonança através da harmonização do processamento de faturas e a criação de um arquivo digital de documentos, acessível, simples e sustentável.
Com este novo sistema, cresce assim uma oportunidade das empresas retirarem um grande número de vantagens que irão garantir o olear de todos os seus processos e a adoção de uma política de responsabilidade ambiental, algo cada vez mais importante no momento de escolha dos consumidores.
Além da parte ecológica garantida pela redução de consumo de papel, a adoção da faturação eletrónica garante também um aumento da produtividade com a eliminação de tarefas manuais e a redução dos erros humanos que levam muitas vezes a duplicação de informação.
Com os documentos a serem partilhados pelo meio digital, é também possível reduzir os custos em economato e no processo de envio de faturas, além de permitir otimizar o tempo gasto nestas tarefas noutras atividades de maior valor acrescentado para a empresa.
Toda a troca de informação com clientes e fornecedores é feita de forma mais célere, sendo possível partilhar faturas em segundos, potenciando assim um recebimento antecipado dos pagamentos.
Caso o sistema esteja em conformidade com a lei, podemos assistir a uma desmaterialização dos documentos, podendo estes ser armazenados num arquivo digital, substituindo a necessidade de manter um espaço físico para guardar todas as faturas. A centralização da informação permite ainda que todos os documentos possam ser acedidos a partir de qualquer localização, potenciando toda a mobilidade da equipa e facilitando o teletrabalho.
Nos tempos de pandemia em que vivemos, estas vantagens ganham uma maior relevância. Permitindo a redução de contacto físico com fornecedores e clientes, cria um canal de comunicação rápido e simples que garante a troca de documentos e uma maior proximidade nas relações.
Descubra como a Cegid Yet acelerou a desmaterialização da Perrigo Portugal
A Cegid Yet apresenta-se como uma solução de EDI e Faturação Eletrónica que pode ajudar o seu negócio a tornar-se mais eficiente e avançar de vez com a desmaterialização de documentos.
Conheça aqui o caso de estudo da Perrigo Portugal (ex-Omega Pharma) e descubra como a Cegid Yet ajudou a otimizar o processo de faturação entre clientes e fornecedores, a agilizar o tratamento de documentos e minimizar erros e a ter maior confiança na troca de informação.
