A Administração Pública (AP) tem vindo a transitar da faturação em papel para a faturação eletrónica nos últimos anos, culminando no final de 2022 com a obrigatoriedade de todas as empresas fornecedoras do setor público adotarem uma solução de faturação eletrónica.
Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de saber para responder à lei e cumprir as obrigações legais impostas à Administração Pública e aos seus fornecedores.
Porque é que a faturação eletrónica passou a ser obrigatória para os contratos públicos
A implementação da faturação eletrónica na Administração Pública e respetivos fornecedores surge no intuito de normalizar, otimizar e automatizar os ciclos de despesa e receita no setor público, procurando modernizar através da transformação digital este sistema de forma a conseguir maior agilidade e reduzir o desperdício através da desmaterialização, o que leva a outras vantagens, entre as quais:
- prazos de pagamento reduzidos;
- menores custos operacionais;
- menor risco de fraude ou evasão fiscal;
- maior transparência e confiança para todo o processo.
O que diz a lei sobre a faturação eletrónica à Administração Pública
A utilização da faturação eletrónica para contratos públicos foi originalmente definida pela lei adotada pela Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, no sentido de dar resposta à diversidade de normas regionais relativas às faturas eletrónicas dos Estados-Membros da União Europeia, que sofriam por não serem interoperacionais, ou seja, incompatíveis.
A Diretiva 2014/55/EU é transposta para a legislação portuguesa através do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, que define como é que a faturação eletrónica deve ser implementada nos contratos públicos em Portugal.
Quem é obrigado a emitir faturas eletrónicas
A faturação eletrónica é obrigatória a todos os contraentes públicos referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP):
- O Estado, as Regiões Autónomas, as autarquias locais, os institutos públicos, as entidades administrativas independentes, o Banco de Portugal, as fundações públicas, as associações públicas, as associações de que façam parte uma ou várias das pessoas coletivas referidas, desde que sejam maioritariamente financiadas por estas, estejam sujeitas ao seu controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direção ou de fiscalização cuja maioria dos titulares seja, direta ou indiretamente, designada pelas mesmas;
- Sempre que os contratos por si celebrados sejam, por vontade das partes, qualificados como contratos administrativos ou submetidos a um regime substantivo de direito público, os organismos de direito público, considerando-se como tais quaisquer pessoas coletivas que, independentemente da sua natureza pública ou privada:
- tenham sido criadas especificamente para satisfazer necessidades de interesse geral, sem caráter industrial ou comercial, entendendo-se como tais aquelas cuja atividade económica não se submeta à lógica concorrencial de mercado, designadamente por não terem fins lucrativos ou por não assumirem os prejuízos resultantes da sua atividade;
- sejam maioritariamente financiadas por entidades referidas no ponto anterior ou por outros organismos de direito público, ou a sua gestão esteja sujeita a controlo por parte dessas entidades, ou tenham órgãos de administração, direção ou fiscalização cujos membros tenham, em mais de metade do seu número, sido designados por essas entidades;
- Quaisquer entidades que, independentemente da sua natureza pública ou privada, celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.
O que é que a fatura eletrónica deve conter
Pelo artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos, aditado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, as faturas eletrónicas para contratos públicos devem obrigatoriamente incluir os seguintes elementos:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura.
Para serem aceites como faturas eletrónicas para os contratos públicos, é necessário também que as mesmas sejam submetidas no modelo CIUS-PT de dados semânticos, instituído pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), através de um sistema EDI.
Prazos de adoção da faturação eletrónica
Os prazos da obrigação legal da faturação eletrónica para a AP têm sido alterados sucessivamente por diversos despachos, motivados pela crise da pandemia do novo coronavírus, mas finalmente estabilizaram com o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, que definiu os prazos finais para as entidades envolvidas com contratos públicos que faltavam.
Assim, os prazos de adoção da faturação eletrónica para a Administração Pública e respetivos fornecedores são:
- Contraentes públicos: 18 de abril de 2019;
- Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos: 18 de abril de 2020;
- Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP: 1 de janeiro de 2021;
- Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022;
- Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022.
Para além destes, as faturas em PDF passam também a não ser aceites como faturas eletrónicas a 31 de dezembro de 2022 se não tiverem uma assinatura digital qualificada.
Como adotar um sistema de faturação eletrónica
Para a Administração Pública, empresas públicas e seus fornecedores, a principal necessidade a identificar na avaliação de um sistema de faturação eletrónica é se cumpre os requisitos impostos pela lei.
Em particular, o sistema EDI (Electronic Data Interchange) é um requisito essencial, sendo necessário que o fornecedor da sua solução de faturação eletrónica esteja certificado como Broker para o efeito.
Da mesma forma, como já abordado, a legislação tem regras muito específicas sobre o que é, ou não, aceite como uma fatura eletrónica, pelo que a solução de faturação eletrónica deve cumprir a checklist de requisitos impostos pela lei à risca, de forma a assegurar o seu cumprimento das regras.
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