O fluxo de caixa é a base para o funcionamento de qualquer empresa: não há negócio que não tenha de contar com entradas e saídas monetárias no seu dia a dia e, mesmo que intuitivamente, tentar equilibrá-las num resultado positivo para fazer face às suas obrigações.
Mais do que os movimentos financeiros que lhe são associados, cujo controlo garante a saúde financeira da sua empresa, uma gestão de fluxo de caixa e uma análise eficientes permitem aos gestores obterem informações valiosas para a tomada de decisões no curto, médio e longo prazo.
Por outro lado, gerir o fluxo de caixa eficazmente poderá, em paralelo, levar a benefícios, como é o caso da melhoria das relações com os seus clientes, parceiros e fornecedores, com a obtenção de condições mais favoráveis ao crescimento não só do negócio, como do deles.
O que é o fluxo de caixa
O fluxo de caixa, conceito para o qual frequentemente é usada a denominação em inglês, cash flow, é um dos principais indicadores a ter em conta para perceber a viabilidade financeira de uma empresa e a sua capacidade de gerar dinheiro para honrar os seus compromissos.
O fluxo de caixa corresponde aos movimentos de entradas e saídas de dinheiro (ou equivalentes) numa empresa num determinado período de tempo. Isto significa que compreende tanto os montantes recebidos provenientes de vendas, juros ou financiamentos, como os montantes pagos em despesas, compras ou investimentos.
A diferença entre as entradas e saídas de capital pode originar um fluxo de caixa positivo, quando as primeiras ultrapassam as segundas – a situação desejável –, ou um fluxo de caixa negativo, quando ocorre o oposto.
Existem três tipos de fluxos de caixa numa empresa:
- o fluxo de caixa das atividades operacionais representa os fluxos de entrada e saída relativos à sua atividade comercial diária, ou seja, gerados pelos produtos ou serviços vendidos;
- o fluxo de caixa das atividades de investimento corresponde aos movimentos de capital gerados pelos investimentos realizados ou vendidos;
- o fluxo de caixa das atividades de financiamento representa as entradas monetárias provenientes, por exemplo, da emissão de ações ou obtenção de empréstimos e as saídas pelos pagamentos de dividendos ou recompra de dívidas.
Para que serve a análise do fluxo de caixa
Ao permitir perceber em que situação se encontram as entradas monetárias em relação às saídas num espaço temporal, analisar o fluxo de caixa tem diversas utilidades para os gestores:
- permite avaliar a viabilidade financeira da empresa de forma concreta, sendo também um indicador importante para os shareholders;
- permite avaliar se o montante gerado pelas vendas é suficiente para cobrir os custos e tomar decisões atempadas para corrigir as discrepâncias;
- permite analisar a adequação dos preços de venda à realidade dos gastos e até que ponto estes devem ser aumentados ou podem ser reduzidos sem descapitalizar;
- facilita a antecipação de possíveis necessidades de financiamento;
- possibilita o planeamento de investimentos com base nas folgas financeiras que possam existir e, assim, traçar uma rota de crescimento para o negócio.
O que fazer para otimizar a gestão do fluxo de caixa no seu negócio
Para que o fluxo de caixa do seu negócio esteja sempre positivo, terá de adotar estratégias que permitam que o dinheiro recebido num período ultrapasse o despendido. Tal pode tanto passar por aumentar as receitas e antecipar e facilitar os processos recebimento, como por controlar melhor os seus gastos e prazos de pagamento.
Tenha um plano de tesouraria
Como praticamente todas as vertentes da gestão, na gestão de fluxo de caixa o planeamento é chave. É importante que tenha um plano de tesouraria com todas as entradas e saídas monetárias discriminadas em termos de valor e data e que o mantenha atualizado.
Desta forma, não só terá um guia a seguir para não perder o fio à meada, como poderá dar resposta atempada a qualquer alteração que se force.
Seja realista no seu planeamento
A gestão do seu fluxo de caixa só é eficiente se partir de uma base realista. Deve prever com a máxima exatidão possível todas as vendas que irá conseguir em determinado período, assim como as despesas. Caso a sua empresa já tenha um histórico, deve apoiar-se nele, com as necessárias adaptações; se eventualmente não tiver, pode usar indicadores de mercado, por exemplo.
Automatize o processo de faturação
Fazer com que as faturas cheguem às mãos dos seus clientes rapidamente irá fazer com que sejam processadas mais cedo e, consequentemente, possam ser pagas mais cedo. Hoje em dia, enviá-las por correio já não é solução mais viável – além de ter de contar com tempo de trânsito, podem extraviar-se.
Opte por enviar as suas faturas de forma digital, imediata e sem riscos ao adotar um sistema de faturação eletrónica, que pode, inclusivamente, eliminar o trabalho administrativo de receber e lançar o documento no sistema do seu cliente.
Adeque e controle os seus prazos de recebimento
Quanto mais cedo os recebimentos derem entrada em caixa, maior será a folga financeira para fazer face às suas obrigações sem entrar em incumprimentos.
Uma forma de fazer com que isso aconteça é colocar à disposição dos seus clientes métodos de pagamento que sejam fáceis de utilizar e faça com que a informação sobre os mesmos seja bem visível.
Outra forma é negociar prazos de recebimento mais curtos; pode ter de oferecer alguma vantagem em troca, como descontos de pronto pagamento, mas isso pode ser-lhe mais vantajoso do que esperar pelas entradas devidas.
Controle os seus gastos
Uma forma de maximizar o seu fluxo de caixa é controlar os gastos da empresa. Tal não passa só pela redução de despesas excessivas ou até desnecessárias, como também pela avaliação da sua utilidade para o crescimento do negócio em detrimento de outras e por estarem o mais possível dentro do planeado. Para um melhor controlo, registe todos os seus gastos no seu software de faturação para estarem acessíveis a todas as partes interessadas.
Controle os seus prazos de pagamento
Da mesma forma que reduzir os prazos de recebimento, o ideal é ter prazos de pagamento mais alargados. Isto é mais fácil no papel do que na prática, mas avalie a sua relação com cada fornecedor, perceba aqueles com os quais pode negociar e tente encontrar um ponto equilibrado em que consiga cumprir os prazos estipulados para não perder a credibilidade.
O papel da faturação eletrónica na gestão do fluxo de caixa
Já referimos acima que a faturação eletrónica é uma parte importante na agilização dos recebimentos dos seus clientes por ser uma forma de fazer com que as faturas cheguem de forma instantânea ao destino.
Contudo, um sistema de faturação eletrónica permite mais do que isso: ao enviar faturas eletrónicas, estas podem ser automaticamente integradas nos sistemas dos seus clientes, eliminando o procedimento de receção e lançamento manual. Além de contribuir para a agilização dos processos de pagamento, oferece aos seus clientes uma melhor experiência de gestão.
Do lado dos custos, se os seus fornecedores adotarem um sistema de faturação eletrónica, poderá receber as suas faturas também de forma instantânea e ver as despesas lançadas automaticamente no seu software, o que torna o controlo de gastos muito mais fácil.
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