A faturação eletrónica prevê grandes mudanças em 2024 e as faturas em PDF não são exceção. Se, até então, uma fatura em formato PDF era classificada como uma fatura eletrónica, as alterações previstas na legislação obrigam agora a mais requisitos para que uma fatura em PDF seja aceite para fins fiscais.
A grande mudança é que a assinatura digital qualificada passa a ser uma obrigatoriedade para uma fatura em PDF ser legalmente aceite como faturação eletrónica.
1 de janeiro de 2025: data prevista de início da obrigatoriedade da assinatura digital qualificada
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, define no artigo 12.º, n.º 2, alínea a) que a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica é garantida pela aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais.
Os prazos definidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, para adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos foram adiados pelo Despacho SEAF n.º 72/2021-XXII por motivos dos efeitos da pandemia COVID-19, indicando também que as faturas em PDF seriam aceites como faturas eletrónicas até 30 de junho de 2021.
Sucessivos despachos foram adiando esse limite temporal até ao Despacho SEAF 8/2022-XXIII, que indica que as faturas em PDF não são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal a partir de 1 de janeiro de 2024.
No entanto, a Lei n.º 82/2023, de 29 de dezembro, que aprovou o Orçamento do Estado para 2024, estabelece como norma transitória que, até 31 de dezembro de 2024, são aceites faturas em PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Portanto, a partir de janeiro de 2025, todas as faturas eletrónicas, independentemente do formato, requerem uma assinatura digital qualificada para serem legalmente aceites.
Documentos que requerem uma assinatura qualificada
A assinatura qualificada é obrigatória em qualquer tipo de fatura eletrónica ou documento fiscalmente relevante em formato digital, servindo como autenticação da legitimidade dos dados e autoria destes documentos.
Assim sendo, não é só nas faturas em PDF que a assinatura digital é obrigatória, mas torna-se especialmente importante nas mesmas para garantir a autenticidade e legitimidade do fornecedor, de forma a evitar situações de fraude ou de alteração/cópia dos dados. No entanto, documentos em formato XML requerem, na mesma, uma assinatura digital qualificada.
A assinatura qualificada no combate à evasão e fraude fiscal
A assinatura digital qualificada permite não só identificar inequivocamente a autoria de determinado documento, por estabelecer a mesma através de uma chave criptográfica privada que pode ser verificada através de uma chave pública para garantir a autoria e a integridade do documento digital, como também serve como uma ferramenta eficaz contra a evasão fiscal e fraude.
Ao garantir de forma indiscutível que cada documento fiscal digital é legítimo, torna-se essencialmente impossível tentar ludibriar ou falsificar informações em faturas enviadas eletronicamente, servindo como uma segurança adicional para que os sistemas de faturação eletrónica enviem e processem os dados.
Garanta que a sua empresa está preparada para as alterações legislativas e obrigações fiscais da faturação eletrónica
Apesar de as faturas em PDF terem tido mais uma extensão na sua durabilidade enquanto e-faturas por mais um ano, a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada para documentos fiscais eletrónicos em contratos públicos é uma inevitabilidade.
Como tal, quanto mais cedo adotar um sistema de faturação eletrónica, mais cedo se prepara para as mudanças que se avizinham e mais cedo pode começar a beneficiar das diversas vantagens que as faturas eletrónicas trazem a empresas de diversas indústrias, entre as quais a segurança acrescida dos dados da sua empresa, a agilização de processos e a aceleração dos recebimentos e respetivo aumento do cash flow.
A Cegid Yet conta com soluções qualificadas de faturação eletrónica que garantem o cumprimento da legislação e oferecem todas as vantagens da desmaterialização dos processos administrativos, de forma a aumentar a eficiência e produtividade da sua empresa.
Não deixe para o último momento a adoção da faturação eletrónica, descubra agora mesmo as soluções de faturação eletrónica da Cegid Yet em primeira mão.
