Resultado da digitalização que o país e o mundo enfrentam, a faturação eletrónica já não é novidade, mas em tempos adversos de pandemia, é mais do que fundamental.
A digitalização de faturas e outros documentos com valor contabilístico é hoje uma importante prioridade tanto nas organizações públicas, como nas privadas, quer seja por imposição governamental, por força da legislação (no que respeita às entidades públicas e fornecedoras do Estado, através da obrigatoriedade da implementação da faturação eletrónica), quer seja para garantir eficiência estratégica relacionada com custos ou eficiência.
Mas em tempos de pandemia, a faturação eletrónica representa um papel ainda mais importante, que vai além das imposições legais.
Faturação eletrónica em tempos de pandemia: as vantagens
Não é recente a contínua necessidade de desmaterializar as relações com clientes, com fornecedores ou com o Estado. Na verdade, a faturação eletrónica é um processo cada vez mais utilizado pelas empresas a nível internacional, com o objetivo de aumentar a eficiência administrativa das organizações.
Mas a faturação eletrónica em tempos de pandemia representa, não só um benefício em termos de eficiência, como é também um grande aliado ao combate à propagação da pandemia, por diversas razões:
Eliminação da necessidade de manuseamento do papel
Minimizar o risco decorrente do manuseamento de documentos em papel no processo de emissão de faturas é a grande e principal vantagem da faturação eletrónica em tempos de pandemia. Com todos os documentos acessíveis de forma eletrónica, evitam-se inúmeros contactos que poderiam conduzir à maior propagação do vírus.
Evitar entregas presenciais nos correios
No seguimento da minimização do risco decorrente do manuseamento do papel, alia-se a eliminação da necessidade de deslocações a postos de correio para envio de faturas. O envio realizado de forma totalmente digital agiliza totalmente todo o processamento e envio de faturas.
Minimização de custos
Numa altura em que as empresas estão a sofrer os efeitos provocados pela crise da COVID-19 nos negócios, é fundamental pensar na otimização de recursos no envio das faturas. Por essa razão, a faturação eletrónica em tempos de pandemia representa um papel crucial na minimização de custos, não só pela poupança no papel, como nas deslocações aos CTT.
Otimização de recursos
Ao automatizar o processo de envio e receção de documentos de faturação, irá libertar recursos para operações de maior valor acrescentado, para que os negócios consigam ultrapassar estes desafios que enfrentam, e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico.
Maior acessibilidade com o arquivo digital
Numa altura em que o teletrabalho começa a conquistar o seu espaço no mundo dos negócios, a digitalização de documentos é o maior aliado ao acabar com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido. Assim, além da simplificação no processo de envio das faturas, também o acesso aos documentos é agilizado.
Controlo de extravios e maior segurança
Em tempos adversos como o que vivemos, não podem existir erros, perdas ou falhas! Aliada à automatização do processamento de documentos, a segurança e privacidade que a faturação eletrónica em tempos de pandemia proporciona reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas. Além disso, por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.
Outras vantagens da faturação eletrónica em tempos de pandemia
A verdade é que a faturação eletrónica não representa apenas uma vantagem na redução do contacto presencial ou da propagação do vírus através da redução do manuseamento do papel, mas também em aspetos transversais a todas as empresas.
– Aumento da produtividade com a eliminação de tarefas manuais e, por vezes, duplicação de informação.
– Otimizar a relação com os seus clientes que, ao receberem via digital a fatura, torna-se mais rápido, eficaz e instantâneo, aumentando a probabilidade de receber o pagamento dentro do prazo limite.
– Aliada ao teletrabalho, uma vez que poderá consultar a informação em qualquer dispositivo móvel, a qualquer hora e em qualquer lugar.
– Responsabilidade Ambiental é cada vez mais uma questão que deixou de ser adicional e passou a ser obrigatória no manifesto de diversas empresas mundiais. Nesta era digital, o envio de documentos por via eletrónica contribui para a redução de emissões de CO2, resultantes das impressões em papel.
COVID-19 abre um novo caminho para a faturação eletrónica em tempos de pandemia
Numa era na qual o teletrabalho já conquistou a sua posição nos negócios e em que diversos processos dentro das organizações estão a ser digitalizados, emitir, enviar e armazenar faturas em formato físico deixa de fazer sentido dentro das organizações.
A verdade é que este modelo de faturação já implementado e enraizado melhora eficazmente a economia e a gestão de recursos relacionados com o processamento e envio das faturas. Além de respeitar todas as regras e requisitos impostos pela legislação, promove uma ligação bidirecional entre diferentes entidades e sistemas. E entrar nesta era de inovação no campo da faturação não é uma utopia. Com a solução de faturação eletrónica da YET, aumentar a eficiência, a produtividade e otimizar a gestão administrativa, através da desmaterialização, é simples!
