A transição digital vem simplificar muitos processos e facilitar a vida às empresas, mas um ponto onde acresce a nível de complexidade é na garantia de autenticidade da origem e integridade dos documentos. Ou seja, um documento digital é potencialmente mais fácil de falsificar ou adulterar de forma impercetível do que um documento físico, o que poderia acarretar um risco acrescido.
De forma a prevenir essas situações e garantir a fiabilidade da documentação digital, foram criados mecanismos de averiguação de autenticidade, entre os quais está o certificado digital qualificado. Neste artigo, esclarecemos todas as dúvidas que pode ter sobre este requerimento legal da faturação eletrónica.
O que é o certificado digital qualificado?
O certificado digital qualificado é um ficheiro eletrónico autenticado que garante a identificação de pessoas ou entidades para fins de reconhecimento de autenticidade da origem de documentos e da integridade do respetivo conteúdo dos mesmos. A parte da qualificação provém do facto de estes certificados terem origem em entidades devidamente credenciadas para o efeito, de modo a assegurar a sua legitimidade.
Para que serve o certificado digital qualificado?
Pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica devem ser garantidas pelas entidades emissoras, nomeadamente, através de um de três procedimentos:
a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados segundo as condições jurídicas do “Acordo tipo EDI europeu”.
Os documentos fiscais eletrónicos requerem, então, um certificado digital eletrónico emitido por uma Entidade Certificadora Credenciada, uma entidade terceira de confiança com a legitimidade para emitir esses certificados para as faturas e restantes documentos enviados digitalmente sob o formato CIUS-PT.
Tendo em conta a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos, para empresas que lidam com entidades públicas, o certificado digital qualificado torna-se ainda mais importante, sendo um requerimento para os métodos de autenticação supracitados.
Para empresas que enviem faturas em formato PDF, a partir de 1 de janeiro de 2025, passa a ser obrigatória também a sua autenticação através de um certificado digital qualificado.
Nota: A proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar a aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024 e a Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos obrigatória apenas a partir de 1 de janeiro de 2025.
Vantagens do certificado digital qualificado
Apesar de ser um requisito legal e, portanto, obrigatório, o certificado digital qualificado traz também outras vantagens aplicáveis ao seu negócio:
Maior confiança dos documentos enviados e recebidos
Como referido, a necessidade da certificação digital qualificada surge pela descredibilização dos documentos por via digital, procurando colmatar por completo o risco de os mesmos serem adulterados. Com esta garantia, os documentos digitais trazem uma maior confiança e legitimidade.
Menor risco de fraude
Da mesma forma, sendo um requisito que todos os documentos fiscalmente relevantes enviados digitalmente contenham este certificado digital, cada documento traz consigo uma garantia de legitimidade, evitando, assim, situações de fraude ou engano.
Agilização dos processos de faturação
Como o certificado digital ajuda a desburocratizar processos, na medida em que os documentos com esta garantia são mais rapidamente integráveis nos sistemas de faturação, todo o processo fica mais rápido, o que, por si só, acarreta mais vantagens ainda, como uma maior rapidez no processamento de faturas, uma redução dos tempos de recebimento e um consequente aumento do cash flow.
Certificado digital, assinatura digital e selo eletrónico: quais as diferenças?
A assinatura digital qualificada e o selo eletrónico qualificado são duas formas distintas de assegurar a credibilidade e autoria dos documentos fiscais eletrónicos, sendo essencialmente complementares e ambas ligadas diretamente ao certificado digital qualificado.
A assinatura digital qualificada identifica a pessoa individual que assina o documento, de forma a garantir a sua autoria. Já o selo eletrónico qualificado identifica a pessoa coletiva responsável pelo documento, servindo como uma alternativa de autenticação.
Ambos os procedimentos têm origem em certificados digitais qualificados, sendo necessárias credenciais distintas para assegurar a assinatura e/ou selo, conforme a opção escolhida.
Como usar o certificado digital qualificado para garantir a autenticidade dos seus documentos fiscais eletrónicos
Como referido, o certificado digital qualificado requer a intervenção de uma entidade certificadora para emitir o certificado digital que as suas faturas eletrónicas e outros documentos fiscais digitais requerem para serem legalmente válidos.
A melhor solução para responder a essa necessidade é recorrer ao software de EDI e faturação eletrónica da Cegid Yet, que não só permite cumprir todos os requisitos legais para a faturação eletrónica, incluindo o certificado digital qualificado e todas as exigências da faturação eletrónica para os contratos com a Administração Pública, como também traz ainda mais benefícios tangíveis para o seu negócio, como a integração com o seu software de gestão (ERP) e o envio e recebimento de faturas para todos os tipos de empresas, independentemente do setor de atividade ou solução de faturação eletrónica adotada.
Graças à solução da Cegid Yet, o seu negócio conseguirá também reduzir o desperdício e diminuir os custos dos procedimentos da faturação graças à desmaterialização, agilizar o processamento e envio de faturas para aumentar a sua liquidez através da redução dos prazos e subsequente aumento do cash flow.
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