Já diz o velho ditado que “tempo é dinheiro”. Uma melhor gestão do tempo por parte da sua equipa é o que vai permitir manter-se no caminho certo para atingir as metas estipuladas dentro dos prazos, já que uma equipa que gere bem o seu tempo consegue fazer mais em menos tempo, sendo mais produtiva e menos propensa ao stress. Gerir eficientemente todas as horas do dia requer organização e autocontrolo, por isso, deixamos algumas dicas para ajudar.
Porque é importante uma boa gestão do tempo
A gestão do tempo no trabalho significa organizar o tempo para que seja usado da forma mais eficiente possível, com as prioridades certas, aumentando a produtividade e reduzindo os inconvenientes de trabalhar sob pressão por um planeamento insuficiente.
Gerir o tempo eficientemente traz uma diversidade de vantagens:
- mais produtividade no trabalho em si;
- possibilidade de fazer mais coisas no mesmo tempo;
- melhor priorização do trabalho, ficando feito o que realmente necessita de ficar e sabendo exatamente o que pode aguardar pelo dia seguinte;
- distribuição das tarefas pelas horas do dia mais e menos produtivas de cada um;
- menos stress e pressão no cumprimento de prazos;
- com mais tempo para si, trabalhadores mais felizes e equilibrados física e psicologicamente.
Como melhorar a gestão do tempo na sua empresa e aumentar a produtividade
Existem várias práticas e métodos que a sua equipa pode pôr em prática para que que o tempo de trabalho seja melhor gerido e investido em tarefas de maior valor acrescentado.
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Estudar como é gasto o tempo
Para ser possível fazer uma gestão do tempo eficaz, a base é ter noção do tempo que demora cada tarefa. A forma mais simples de o conseguir é, durante um período de tempo (por exemplo, duas semanas), cronometrar e registar cada tarefa efetuada e o tempo gasto nela.
Deste modo, é possível detetar facilmente quais são as tarefas às quais será necessário alocar mais tempo, perceber quanto tempo demoram as atividades rotineiras e quanto sobra para as restantes e ainda avaliar em que alturas do dia a produtividade é maior. Estes dados são necessários para definir um planeamento que seja possível de cumprir.
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Definir prioridades
Sabendo a duração aproximada de cada tarefa, a priorização das tarefas fica mais simples. Esta pode ser efetuada de acordo com diversos fatores, mas os principais são a importância e a urgência. Neste ponto, a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta de gestão do tempo que organiza as tarefas visualmente, pode ser um bom ponto de partida.
De forma resumida, esta ferramenta classifica as tarefas em quatro tipos: as importantes e urgentes, que são as mais prioritárias e devem ser colocadas em primeiro lugar, as importantes e não urgentes, que podem ser agendadas para realização futura, as urgentes e não importantes, que podem ser delegadas a outros elementos da equipa capazes, e as não urgentes e não importantes, que não acrescentam valor e devem ser eliminadas.
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Usar modelos de gestão do tempo com resultados comprovados
Todos os elementos da sua equipa terão comportamentos, necessidades e ritmos diferentes, por isso, é importante usar metodologias às quais se adaptem. Existem diversos modelos testados e comprovados que podem usar, dos quais são exemplos:
- “Timeboxing”: um método pelo qual é alocado um período de tempo fixo para uma atividade determinada, trabalhando na mesma apenas durante esse intervalo de tempo, que é especialmente útil para não se perder no tempo da execução da tarefa e pode inclusivamente ajudar na divisão de grandes tarefas em tarefas mais pequenas;
- Técnica “Pomodoro”: uma técnica que intercala períodos de trabalho focado, sem distrações, de 25 minutos (um pomodoro) com intervalos frequentes de 5 minutos e um intervalo maior de 15 a 30 minutos a cada quatro pomodoros, ideal para promover a concentração e evitar a fadiga mental, respondendo tanto a quem tem facilidade de se distrair facilmente, como a quem tende a trabalhar durante demasiado tempo seguido;
- Método “Eat the Frog”: um método que se traduz à letra como “engolir o sapo”, consiste em fazer as tarefas mais importantes e/ou difíceis primeiro, antes das menos urgentes/importantes, sendo útil para evitar a tendência para a procrastinação ou a dificuldade em selecionar o que fazer de uma vasta lista de afazeres e salvaguardando o que é realmente importante;
- Método “Getting Things Done”: traduzido livremente como “fazer acontecer” e baseado na premissa de que quanto mais informação dispersa existir na cabeça de cada um, mais difícil é escolher aquilo em que se concentrar, este método consiste em anotar num único sítio todas as tarefas, organizar essa informação consoante a sua classificação e importância, eliminar as desnecessárias, atribuir deadlines, delegar as possíveis e, finalmente, colocar mãos à obra por ordem de importância.
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Automatizar o que for possível
As piores inimigas de uma gestão do tempo eficaz são as tarefas rotineiras e repetitivas que podem ser entregues a tecnologias que as agilizem e, inclusivamente, reduzam ou eliminem a propensão ao erro humano, libertando tempo para as tarefas mais importantes.
Um exemplo de automatização que pode poupar muitos recursos à sua empresa é a digitalização do processo de faturação, com a emissão, o processamento e o envio dos documentos fiscalmente relevantes em formato digital. Seja mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou a utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), a faturação eletrónica permite a desburocratização da sua organização, evitando perdas de tempo com impressão, envio, arquivo e até lançamento de documentos, que podem integrados automaticamente de sistema para sistema.
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Evitar o multitasking
Muitas vezes, a pressão para finalizar tarefas, a falta de priorização e a desorganização ao gerir o tempo disponível levam a que uma pessoa se tente dedicar a mais do que uma tarefa ao mesmo tempo, o chamado multitasking.
Por mais que o sentimento aparente ser de realização, este método é contraproducente, pois a concentração e o foco acumulados perdem-se de uma tarefa para a outra, perdendo-se tempo no processo e afetando a produtividade em todas as tarefas.
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