A gestão administrativa é responsável por gerir todo o dia-a-dia de uma empresa. Tal envolve várias áreas e tarefas e, como tal, quanto mais acessível for ao gestor, mais eficiente é. Fique a conhecer neste artigo algumas tendências na área tecnológica que poderão dar uma valiosa ajuda no processo de melhoria da sua gestão administrativa.
Do que trata a gestão administrativa
Antes de entrarmos na área das tecnologias que vão ajudar a que a sua empresa tenha uma melhor gestão administrativa, vejamos do que trata este tipo de gestão.
A gestão administrativa envolve todo um conjunto de atividades com vista a garantir o bom funcionamento de uma empresa, desde o planeamento de objetivos e de recursos financeiros e humanos necessários e a organização desses recursos para um bom trabalho em prol desses objetivos ao controlo da boa execução do plano e dos respetivos resultados.
Através da gestão e coordenação centralizada de todos os recursos, funções e tarefas, uma gestão administrativa competente é o principal meio para uma empresa conseguir atingir os seus objetivos de forma organizada e eficiente, prevendo e prevenindo os problemas que possam existir no processo.
5 tendências tecnológicas que ajudam a melhorar a gestão administrativa da sua empresa
Cabe ao gestor administrativo garantir que os processos para o cumprimento dos objetivos sejam bem conduzidos, o que, na prática, implica gerir não só recursos físicos e financeiros, como também equipas e respetivos fluxos de comunicação e projetar resultados. Para aliviar a complexidade de todo o processo, pode contar com tecnologias em constante evolução.
1. Inteligência Artificial
A inteligência artificial (IA) tem vindo a traçar o seu caminho de crescimento há alguns anos e cada vez está mais aprimorada para libertar tempo e facilitar processos a quem a utiliza.
Através da aplicação da IA, os sistemas são capazes de levar a cabo tarefas, analisar dados e realizar raciocínios que normalmente exigiriam que fosse um ser humano a fazer, sendo uma mais valia na automatização de procedimentos.
Ao recorrer à IA para a sua gestão administrativa, poderá delegar-lhe tarefas rotineiras e repetitivas e otimizar os seus recursos para serem aplicados em tarefas de maior valor acrescentado, com maior produtividade e menos propensão ao erro humano. Além disso, poderá usar a capacidade aprimorada da IA na obtenção de insights úteis sobre o desempenho das decisões tomadas para que os ajustes necessários sejam mais céleres e assertivos.
2. Sistemas de ERP
Os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning, ou, traduzido, Planeamento de Recursos da Empresa), como o próprio nome indica, são software de gestão que reúnem todos os processos e recursos de uma empresa numa única plataforma.
Com um ERP, é possível, a qualquer momento, ter uma visão integrada de todas as partes da empresa, desde a faturação, os stocks, a produção e o controlo de resultados até à contabilidade, a gestão financeira e os recursos humanos, podendo até passar pela área comercial.
O ERP permite também a integração das informações de umas áreas para as outras, sem necessidade de repetir procedimentos, com a óbvia consequência de aumentar a produtividade dos recursos humanos, facilitando a comunicação entre os diferentes agentes envolvidos. A automatização e integração proporcionadas pelo ERP permitem não só a obtenção de informações fidedignas e de forma rápida, como permitem poupar custos.
3. Software de Business Intelligence
Um software de Business Intelligence absorve e interpreta grandes quantidades de informação do negócio e traduz esses dados em informação estruturada e compreensível, seja através de relatórios, quadros ou gráficos.
Com base nos dados históricos, as ferramentas de Business Intelligence permitem avaliar diferentes cenários, identificar tendências, medir resultados e até antecipar problemas. Deste modo, os gestores têm informações para tomarem as suas decisões estratégicas com base em dados atualizados e adequados ao histórico da empresa como base para definição do futuro.
4. Armazenamento em cloud
Já lá vai o tempo em que a informação era armazenada essencialmente em papel ou outros sistemas físicos, acessíveis apenas a quem os tivesse em sua posse.
O armazenamento de informações e documentos na cloud permite que estes não só estejam disponíveis em qualquer lugar para os seus autores, como possam ser partilhados à distância, bastando para tal um qualquer dispositivo. Numa sociedade em que a tendência é cada vez mais a mobilidade e o trabalho à distância, é importante que as informações sejam também fáceis de movimentar.
O armazenamento em cloud não se aplica apenas a documentos, incluindo os fiscais; inclusivamente, já existem ERPs que funcionam na cloud para que o gestor possa ter acesso às informações de que necessita em qualquer lugar, mesmo à distância.
5. Faturação eletrónica
Prática cada vez mais adotada pelas empresas, a faturação eletrónica é até um requisito obrigatório imposto para a faturação nos contratos públicos. Obrigatoriedades à parte, a faturação eletrónica é um meio de agilizar os processos de recebimento e envio dos documentos fiscais e, consequentemente, de reduzir os respetivos prazos de pagamento.
Mais ainda, a faturação eletrónica implica menores custos operacionais em papel, impressão e envios por correio, além de contribuir para a sustentabilidade dos processos da sua empresa. Com menores custos, melhores prazos de recebimento e uma empresa que tem a sustentabilidade em vista, a gestão administrativa do negócio torna-se muito mais fácil.
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