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faturação eletrónica: uma questão de poupança

A dispensa da obrigação de impressão de faturas em papel foi uma medida implementada pelo Programa de Simplificação do Estado (Simplex). Esta obrigação, que há muito se revelava descontextualizada e descabida, apresentava-se como um encargo administrativo pesado para as empresas, quer na produtividade, eficiência ou nos custos.

Com a introdução desta medida, o estado promoveu a desmaterialização de documentos, reduzindo significativamente os custos e os inconvenientes desta obsoleta obrigação fiscal.

Aderir à faturação eletrónica é uma questão de poupança. No entanto, de forma a melhor compreender as implicações da medida do Simplex, é fundamental descortinar o conceito de “fatura eletrónica” e perceber as formas como ela agiliza a rotina da sua empresa na garantia do cumprimento das suas obrigações fiscais.

 

Fatura Eletrónica e Fatura em formato digital – Qual a diferença?

De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, publicado em Diário da República e disponível para consulta no DRE (Diário da República Eletrónico), a impressão de faturas em papel e a sua transmissão ao adquirente, via eletrónica, deixa de se apresentar como uma imposição aos sujeitos passivos de IVA.

Na ausência do papel, surge a faturação eletrónica como alternativa e, como tal, é crucial entender aquilo que as distingue.

Antes de mais, uma fatura digitalizada não é uma fatura eletrónica! Esta distinção precisa ser considerada e, sobretudo, compreendida, sob pena de incumbir no incumprimento das suas obrigações legais e fiscais.

A fatura eletrónica, para o ser, necessita possuir uma assinatura digital e portar de uma estrutura standard, construída em conformidade com o modelo europeu. Caso contrário, limita-se a ser somente uma versão PDF da original.

Francamente, uma fatura eletrónica não é mais que uma fatura tradicional que foi desmaterializada. A identificação da autoria do documento eletrónico deve ter a mesma validade que uma assinatura presente na fatura em papel.

Para que isto aconteça, é utilizado um software de faturação que emite uma assinatura com legitimidade e segundo os standards do modelo europeu. Ou seja, os sujeitos passivos de IVA encontram-se dispensados da obrigação de imprimir faturas em papel desde que:

1 – Seja utilizado um programa certificado de faturação eletrónica para a emissão de faturas;

2 – Todas as faturas emitidas tenham o NIF (Número de Identificação Fiscal) do adquirente;

3 – Seja realizada a transmissão eletrónica à Autoridade Tributária e Aduaneira, em tempo real, dos elementos apontados pelo Decreto-Lei n.º 198/2012.

Posto isto, é justo sondar quais são, afinal, as vantagens da desmaterialização das faturas em papel e de que forma a faturação eletrónica o pode ajudar a poupar.

 

Faturação eletrónica: “Uma mais-valia para as empresas e para os consumidores”

Num artigo publicado no ECO, (jornal económico digital), as vantagens da desmaterialização das faturas em papel são substanciais e quem o afirma é Mário Centeno, ministro das Finanças. Neste artigo, são citadas as palavras do economista português e atual Ministro das Finanças, numa afirmação que adjetiva a desmaterialização de arquivos e faturas como “uma mais-valia para as empresas e para os consumidores”.

O custo da manutenção e armazenamento dos arquivos em papel é o ponto mais sublinhado pelo ministro que sustenta o argumento com recurso ao caso concreto da Sonae MC. A empresa líder no mercado de retalho e distribuição de produtos alimentares, em Portugal, “possui, no arquivo central, cerca de 90.000 contentores, que ocupam uma área de 1.400m2 e representam um custo anual de cerca de 300 mil euros”.

 

A Faturação eletrónica permite uma maior poupança

O facto é que a desmaterialização dos processos de faturação permitiu uma otimização dos recursos e, consequentemente, uma redução significativa de custos. De acordo com a Billentis, esta medida promovida pela Simplex trará uma poupança estimada de 50% a 70% em processos de emissão e receção de faturas para as empresas. Isto porque:

1 – A carga administrativa é diminuída e a produtividade intensificada;

2 – É promovida a relação entre parceiros de negócio;

3 – Pequenos e médios empresários passam a conseguir transferir, comprar ou vender faturas eletrónicas, com possível liquidez antecipada;

4 – Passa a ser viável estabelecer novas parcerias de negócio, através de funcionalidades colaborativas no processo de emissão e receção de documentos online;

5 – A propensão ao erro é substancialmente reduzida;

6 – O arquivo dos documentos dispensa espaço e material;

7 – O processo de transmissão de documentos é assegurado;

8 – O tempo de processamento de faturas é significativamente reduzido;

 

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