Eficiência organizacional, rentabilidade, rapidez e rigor. A digitalização de processos, num setor caracterizado pela sua competitividade e dinâmica, é o segredo para a otimização dos processos administrativos de compra e venda. A faturação eletrónica no setor do retalho só conhece um sentido: a solidificação desta tendência que chegou para ficar.
A evolução das tendências neste setor gera a necessidade de adaptação às novas exigências dos consumidores atuais. Desde o crescimento do e-commerce, à adoção de novos métodos de compra – com a tendência omnichannel, a compra através de aplicações móveis ou chatbots de atendimento personalizado –, até à faturação eletrónica no retalho.
Um novo paradigma na faturação
É certo que a adaptação digital é uma constante no retalho. O significativo aumento do e-commerce, fruto das mudanças dos comportamentos de consumo, impulsionadas pela crise da COVID-19, conduziu à adaptação de novos modelos de negócio. Esta transição do mundo offline para o online foi um dos pontos de partida na compreensão da necessidade de adotar processos que refletem a transformação digital dos negócios. E a faturação eletrónica não é novidade, mas é hoje uma tendência – e obrigatoriedade – que chegou para ficar.
Retalho: na linha da frente da adaptação digital
Surgem, diariamente, novas soluções de suporte às operações comerciais e automatismos que agilizam processos. E como reforço, o Decreto-Lei n.º 28/2019 do Governo veio abrir caminho para o fim definitivo das faturas em papel. Esta corrida cada vez mais acelerada à adoção da faturação eletrónica, seja no segmento B2B ou B2C, abre uma porta no setor do retalho.
Pôs-se de lado a fatura em papel, num significativo processo de agilização da faturação com recurso à tecnologia. Adotando um conceito que já é realidade em muitos setores, o retalho encontra na tecnologia uma forma de poupança em papel, especialmente quando se trata de grandes retalhistas com a necessidade de emitir faturas em quantidades massivas.
Faturação eletrónica no setor do retalho: uma oportunidade para melhorar a eficiência
Não é uma surpresa que o retalho esteja na linha da frente desta tendência. Ao enfrentar uma grande oportunidade de evolução, crescimento e modernização, este aumento da faturação eletrónica no retalho assenta em dois principais motivos:
– A obrigatoriedade das faturas enviadas ao Estado serem eletrónicas
– Os gestores encontram nesta obrigatoriedade uma forma de reduzir despesas em papel
Mas afinal o que é uma fatura eletrónica?
Para enviar uma fatura eletrónica, não é suficiente que o documento seja convertido para um ficheiro do tipo PDF. Na verdade, a faturação eletrónica significa que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco. Por essa razão são necessários programas informáticos com características específicas e que respeitam determinadas regras de comunicação e de certificação dos ficheiros.
De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Qual a importância da faturação eletrónica no setor do retalho?
A faturação eletrónica já conquistou o setor do retalho. Segundo o estudo “Payment Behaviour 2018” da Euler Hermes, o prazo médio de pagamento das empresas portuguesas do setor do retalho é de 17 dias, representando o setor que paga mais rapidamente em Portugal. Entende-se, com isto, que a aposta na fatura eletrónica se reflete na redução dos prazos de pagamento das empresas, vantagem assente na automatização e rastreabilidade que o digital oferece.
Nesta perspetiva, a faturação eletrónica no retalho chegou para mudar o paradigma de produtividade ao automatizar os processos administrativos, refletindo-se em inúmeras vantagens:
– Maior eficiência administrativa: a eliminação de tarefas manuais complexas, morosas e sujeitas a erro de processamento e envio de faturas resulta em maior produtividade;
– Redução dos custos: desmaterializar conduz à redução de custos com papel, tintas, tonners, material de impressão e envio pelo correio;
– Maior rigor de dados e informações: a automatização dos processos reduz significativamente a probabilidade de erro humano e elimina a possibilidade de extravio de faturas;
– Diminuição nos prazos de pagamento: devido, mais uma vez, à automatização de processos e inexistência da necessidade de emitir faturas em papel;
– Agilização da relação com os clientes: através do envio eletrónico, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz;
– Maior segurança e confidencialidade: a fatura está protegida por mecanismos de segurança e privacidade que cumprem todos os requisitos legais, como é o caso da assinatura digital;
– Poupança de espaço físico: deixa de existir a necessidade do arquivo em papel, aumentando a aposta no arquivo digital, uma solução segura e mais eficiente;
– Maior acessibilidade: é possível enviar, receber e consultar faturas onde e quando quiser, a partir de um dispositivo com ligação à internet;
– Aposta na sustentabilidade: a empresa torna-se mais responsável ao dispensar a impressão em papel, o que contribui para a diminuição do abate de árvores e para a redução das emissões de CO2.
Faça como o Institutoptico e aumente a sua eficiência administrativa
A faturação eletrónica é um dos grandes aliados na otimização dos processos de pagamento das empresas. Veja, neste case study, como o Institutoptico com recurso à solução de faturação eletrónica da YET para o setor do retalho, conseguiu acabar com todos os processos manuais e otimizou o processo de faturação entre os seus clientes e fornecedores.
