Emitir, organizar, assinar e enviar faturas é uma tarefa burocrática que ocupa uma parte significativa dos recursos de uma empresa. De forma a simplificar e desmaterializar este processo, as empresas têm à disposição os sistemas de fatura eletrónica que garantem ganhos significativos de eficiência e uma redução dos custos.
Fique a saber o que é uma fatura eletrónica e as vantagens que poderá trazer para o seu negócio.
O que é uma fatura eletrónica?
Quando falamos de fatura eletrónica, este termo é muitas vezes interpretado como uma simples fatura em PDF. No entanto, este conceito está longe de ser uma mera digitalização de um documento, sendo necessário que este cumpra uma série de requisitos.
Uma fatura eletrónica é um documento emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico.
Emitida por um software certificado, geralmente em PDF ou XML, é assinada digitalmente e enviada diretamente do sistema do emissor para o cliente. Assim, garante a mesma validade de um documento em papel e permite uma troca mais célere da informação.
As faturas eletrónicas devem seguir aquilo a que se chama um modelo de dados semânticos, isto é, o já referido formato eletrónico estruturado, sendo, na prática, um formato de código que atribui significado às informações contidas no documento de forma a facilitar a sua leitura pelos sistemas digitais. Em Portugal, a Norma Técnica de dados semânticos em vigor atualmente é o CIUS-PT.
Embora passem a ser digitais, as faturas mantêm a obrigação de ser guardadas por um período de 12 anos. Dessa forma, devem respeitar todas as obrigações aplicáveis à faturação em papel, nomeadamente integridade, legibilidade e acessibilidade por parte da AT.
Elementos essenciais de uma fatura eletrónica
O artigo 6.o da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, define quais são os elementos essenciais que uma fatura eletrónica deve conter, nomeadamente:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o vendedor;
- Informações sobre o comprador;
- Informações sobre o beneficiário;
- Informações sobre o representante fiscal do vendedor;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos ou encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura;
- Discriminação do IVA.
O que não é considerado uma fatura eletrónica
Os seguintes tipos de documento não são considerados uma fatura eletrónica pela legislação europeia seguida em Portugal:
- Faturas em formato PDF ou Word não estruturadas com um modelo semântico de dados;
- Imagens de faturas em formatos como JPG ou TIFF;
- Faturas em formato HTML não estruturado numa página Web ou num e-mail;
- Scan de faturas em papel (Optical Character Recognition);
- Faturas em papel enviadas como imagem via fax.
Ao mesmo tempo, as faturas eletrónicas precisam de:
- Ser criadas com a estrutura correta;
- Ser transferidas do sistema do vendedor para o sistema do comprador.
Obrigatoriedade nos contratos públicos
Atualmente, está em curso uma transição para a faturação eletrónica no Estado Português, sendo já obrigatória para alguns tipos de entidades.
Nota: A determinação dos prazos, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19.
De acordo com os novos prazos, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:
- 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;
- 31 de dezembro de 2022 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Vantagens da fatura eletrónica
A digitalização do processo da faturação, além de ser visto como um sinal de inovação, permite também às empresas reduzir significativamente as suas tarefas burocráticas e simplificar a comunicação com os seus clientes e fornecedores.
Se está a considerar a adoção de uma solução de fatura eletrónica, fique, então, a conhecer as principais vantagens para o seu negócio.
Maior agilidade no envio e tratamento de faturas
As faturas eletrónicas podem ser enviadas e recebidas de forma automática, permitindo reduzir os processos manuais demorados e sem valor acrescentado.
Assim, garante uma otimização dos recursos da sua empresa, aliando um ganho nos custos com um aumento de produtividade.
Redução de custos
Através da desmaterialização do processo de faturação, os custos de papel, impressão e de envio de correspondência são reduzidos de forma significativa ao enviar uma fatura em formato eletrónico, resultando, assim, numa maior poupança.
Redução de erros
Visto que grande parte do processo de faturação é realizado de forma automática, os erros de processamento e os extravios são minimizados. Desta forma é garantida maior segurança e privacidade.
Diminuição da probabilidade de fraude
As faturas eletrónicas contam com sistemas integrados de autenticação, como a assinatura digital qualificada, que cria uma segurança adicional para confirmar a veracidade das informações que contêm, reduzindo a chance de fraude ou ilegitimidade.
Redução no prazo de pagamento
Através da comunicação imediata das faturas, o tempo de envio e processamento das faturas é reduzido, permitindo diminuir o tempo de pagamento e a melhoria do cash flow e liquidez da sua empresa.
Maior segurança dos dados
Devido às exigências de certificação das faturas eletrónicas e à segurança adicional criada pelo seu envio digital de sistema para sistema, as informações contidas nestas faturas estão muito mais protegidas face às faturas tradicionais em papel, que correm risco de extravio ou perda.
Arquivo digital dos documentos
Com a emissão de faturas eletrónicas, deixa de ser necessário o arquivo físico dos documentos, passando este a ser feito de forma digital.
Assim, o armazenamento é otimizado e todos os documentos ficam acessíveis a partir de qualquer lugar.
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