O Município de Vila Nova de Gaia é um dos dezassete municípios da Área Metropolitana do Porto, sendo o município com maior população residente da área metropolitana e o terceiro maior município de Portugal Continental em termos de população.
Face ao volume avassalador de documentos fiscais com os quais a Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia lida todos os anos, com 2021 em particular a contemplar 22.416 documentos fiscais (entre os quais faturas, notas de débito, notas de crédito e afins) respetivos a 1.272 fornecedores, a colaboração do lado dos fornecedores é um fator crucial, daí a importância de uma integração automática da faturação através das ferramentas digitais.
Para a integração da faturação eletrónica, a Câmara Municipal de Gaia requeria algumas boas práticas, entre as quais:
– a identificação do número de compromisso ser obrigatória nas faturas no âmbito da despesa pública;
– a confirmação do envio da fatura nos moldes comunicados pelo município e a sua devida receção aquando do envio da primeira fatura eletrónica;
– o registo de faturas apenas até ao montante da despesa autorizada, no caso de faturação incorreta;
– a emissão das faturas em nome do Município de Vila Nova de Gaia (entidade) e não da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia (órgão executivo).
O processo concreto da Câmara Municipal de Gaia envolveu também a criação de um endereço exclusivo para os casos de envio de faturas eletrónicas por e-mail, na linguagem UBL2.1 e modelo CIUS-PT requeridos pela legislação, sendo as faturas que não estejam nos formatos corretos (PDF e XML) rejeitadas neste método.
Tendo em conta as necessidades específicas da Câmara Municipal, o broker selecionado para o processo de integração das faturas eletrónicas e EDI (Electronic Data Interchange) foi a YET – Your Electronic Transactions.
As vantagens da YET para a Câmara Municipal de Gaia
As soluções da YET estão preparadas para abordar qualquer das vertentes de implementação da faturação eletrónica, nomeadamente, entrega das faturas por e-mail e por EDI. Com a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos Contratos Públicos, a flexibilidade e simplicidade de implementação da solução de EDI e faturação eletrónica da YET tornam-na na solução ideal para o setor público.
Contando com soluções para relação com fornecedores e soluções específicas para os organismos públicos, todo o processo de faturação eletrónica é descomplicado tanto para os fornecedores como para as próprias entidades do setor público, visto que as soluções YET maximizam o ponto-forte da faturação eletrónica: a integração mais acessível da faturação e uma maior comunicação entre todas as partes envolvidas.
A escolha da YET pela Câmara Municipal de Gaia e outras entidades públicas prende-se pelas diversas vantagens que as suas soluções oferecem, entre as quais:
– a eliminação de toda a carga manual do processo de faturação e respetiva agilização do envio e receção de faturas e outros documentos fiscais;
– a automatização do tratamento de documentos para uma maior otimização dos recursos;
– a redução dos custos e desperdícios, no que toca ao uso de papel e aos custos de emissão;
– a maior segurança na troca de dados graças à encriptação de todos os documentos e à assinatura digital, permitindo também evitar fraude fiscal;
– o maior controlo no que toca a extravios graças ao sistema de notificações da YET.
Para além destes pontos, a YET é também facilmente integrável com sistemas de gestão (ERP), permitindo aumentar a produtividade e reduzir os custos da mesma forma que se mantêm os processos existentes, sem qualquer disrupção indesejada.
Entre na era da faturação eletrónica com a YET
Com a faturação eletrónica, mais do que cumprir as imposições legais, conseguirá otimizar processos, diminuir os custos e até reduzir a pegada ecológica da sua entidade pública, contribuindo para uma maior sustentabilidade ecológica.
Siga o exemplo da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia e de tantas outras empresas públicas e privadas e comece já com a solução de faturação eletrónica da YET.
